Application Achats

Module Odoo

 

Achat 

Achat dans une unité de mesure différente de celle des ventes 

Au quotidien, il se peut que votre fournisseur utilise une unité de mesure différente de celle utilisée dans les ventes.  Cela peut créer une confusion entre le représentant des ventes et celui des achats et vous faire même perdre beaucoup de temps à convertir des mesures. Heureusement, dans Odoo, vous pouvez gérer très facilement différentes unités de mesure entre vente et achat.

Prenons les exemples suivants:

  1. Vous achetez de l'eau auprès d'un fournisseur. Le fournisseur est américain et vend son eau en  gallons  . Vos clients sont toutefois européens. Vous souhaitez ainsi voir vos achats exprimés en  gallons  et les quantités vendues en  litres  .
  2. Vous achetez des rideaux chez un fournisseur. Le fournisseur vous vend les rideaux du  rouleau  unitaire et vous les vendez en  mètres carrés  .



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Ajouter des fournisseurs dans un produit

Pour utiliser cette fonctionnalité, allez à  Achats ‣ Produits  , puis sélectionnez un produit.

À partir de là, vous pouvez ajouter des fournisseurs existants à votre produit ou en créer un à la volée.

Notez que chaque fois que le produit est acheté auprès d’un nouveau fournisseur, Odoo lie automatiquement le contact et le prix au produit.

 

Ajouter le prix et la quantité ainsi qu'une période de validité


Lorsque vous ajoutez un fournisseur à un produit, vous pouvez ajouter le nom et le code du produit du fournisseur, ainsi que définir la quantité minimale, le prix et la période de validité.

 

Texte Odoo et bloc d'image
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Liste de prix des fournisseurs d'importation

 

Il est essentiel que les entreprises puissent importer les listes de prix des fournisseurs pour se tenir au courant des prix des produits.



Demande d'offre et commandes d'achat

Créer une demande d'offre 

Une demande de devis (RfQ) est utilisée lorsque vous envisagez d'acheter certains produits et que vous souhaitez recevoir un devis pour ces produits.  Dans Odoo, la demande de devis est utilisée pour envoyer la liste des produits souhaités à votre fournisseur. Une fois que votre fournisseur a répondu à votre demande, vous pouvez choisir d’aller de l’avant avec l’offre et d’acheter ou de refuser l’offre.

  Dans le module Achats, ouvrez  Achat Demandes d'offre  et cliquez sur  Créer  .

Demande de prix

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Dans  Produits  , cliquez sur Ajouter un article.  Sélectionnez le produit que vous souhaitez commander dans le  menu  Produit  .  Spécifiez la  quantité  en insérant le nombre et en sélectionnant l'unité de mesure.  Dans le  champ  Prix ​​unitaire  , indiquez le prix que vous souhaitez proposer (vous pouvez également laisser le champ vide si vous ne savez pas quel prix il devrait être) et ajouter la date de livraison prévue dans le champ Date prévue.  Cliquez sur  Enregistrer  , puis sur  Imprimer Rfq  ou  Envoyer Rfq par courrier électronique  (assurez-vous qu'une adresse électronique est spécifiée pour ce fournisseur ou entrez-en une nouvelle).


 

Après avoir cliqué sur  Envoyer  , vous remarquerez que l'état de la demande d'offre passera de  Brouillon  à  Appel  d'  offre .

Une fois que votre fournisseur a répondu avec une offre, mettez à jour le RfQ en cliquant sur  Modifier  pour l'adapter à l' offre (prix, taxes, délai de livraison prévu, conditions de paiement, etc.), puis cliquez sur  Enregistrer  pour émettre un bon de commande.

Pour poursuivre la commande, cliquez sur  Confirmer la commande  pour envoyer la commande au fournisseur. Le statut de la RfQ passera en commande d'  achat  .

Le statut de la RfQ passera à PURCHASE ORDER. Les onglets situés dans le coin supérieur droit de la commande affichent 1 Envoi et 0 Facture.




Contrôler les factures des fournisseurs 

L'  application  Achat  vous permet de gérer vos commandes d'achat, les produits entrants et les factures des fournisseurs de manière transparente et au même endroit.

Si vous souhaitez configurer un processus de contrôle des factures fournisseur, la première chose à faire est de disposer des données d'achat dans Odoo. Savoir ce qui a été acheté et reçu est la première étape vers la compréhension de vos processus de gestion des achats.

Voici le flux de travail standard dans Odoo:

  1. Vous commencez par une  demande d'offre (RFQ)  à envoyer à votre (vos) fournisseur (s).
  2. Une fois que le fournisseur a accepté la demande d'offre, confirmez-la dans un bon de  commande  .
  3. La confirmation du bon de commande génère un  envoi entrant  si vous avez acheté des produits stockables.
  4. Dès réception d'une  facture fournisseur  de votre fournisseur, validez la facture avec les produits reçus à l'étape précédente pour en garantir l'exactitude.

Ce processus peut être effectué par trois personnes différentes au sein de l'entreprise ou par une seule.



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Création de produits

Créer des produits dans Odoo est essentiel pour des achats rapides et efficaces dans Odoo.  Naviguez simplement vers le  sous-menu  Produits  sous  Achat  , puis cliquez sur  Créer  

 

Lors de la création du produit, faites attention au champ  Type de produit  , car il est important:

  • Les produits définis comme  Stockable  ou  Consommable  vous permettront de suivre leurs niveaux de stocks. Ces options impliquent une gestion des stocks et permettront de recevoir ce type de produits.
  • Inversement, les produits définis en tant que  service  ou  produit numérique  n'impliqueront pas une gestion des stocks, du simple fait qu'il n'y a pas d'inventaire à gérer. Vous ne pourrez pas recevoir de produits sous l'une ou l'autre de ces désignations.



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Achat de produits ou services 

À partir de l'application d'achat, vous pouvez créer une commande avec autant de produits que vous le souhaitez.  Si le fournisseur vous envoie une confirmation ou une offre pour une commande, vous pouvez enregistrer le numéro de référence de la commande dans le champ  Référence  du  fournisseur . Cela vous permettra de faire facilement correspondre le bon de commande avec la facture du fournisseur ultérieurement (car la facture du fournisseur inclura probablement la référence du fournisseur).

 Validez le bon de commande et recevez les produits de l' application Inventaire .

Réception des produits

Si vous avez acheté des produits stockables dont vous gérez l'inventaire, vous devrez les recevoir à partir de l'  application  Inventaire  après avoir confirmé une commande d'achat. Dans le tableau de bord  Inventory  , vous devriez voir un bouton vous permettant de vous connecter directement au transfert de produits. Ce bouton est décrit en rouge ci-dessous

 

En naviguant sur cette route, vous obtiendrez une liste de toutes les commandes en attente de réception.

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Si vous avez beaucoup de commandes en attente, appliquez un filtre à l'aide de la barre de recherche en haut à droite.  Avec cette barre de recherche, vous pouvez filtrer en fonction du  fournisseur  (ou du  partenaire  ), du produit ou du document source, également appelé référence de votre commande d'achat.  Vous avez également la possibilité de regrouper les commandes selon différents critères sous  Regrouper par  .  La sélection d'un article de cette liste ouvrira l'écran suivant où vous recevrez les produits.

 

Gestion des factures fournisseurs

Lorsque vous recevez une  facture fournisseur  pour un achat précédent, veillez à l'enregistrer dans l' application  Achats  du  menu Contrôle  . Vous devez créer une nouvelle facture fournisseur même si vous avez déjà enregistré une commande d'achat.

 

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Lors de la création d'une  facture fournisseur, la  première chose à faire est de sélectionner le  fournisseur  approprié , ce qui permettra également d'afficher toute information comptable ou de liste de prix associée. À partir de là, vous pouvez choisir de spécifier une ou plusieurs commandes d'achat pour renseigner la facture fournisseur. Lorsque vous sélectionnez un bon de commande dans la liste, Odoo extrait tous les produits non facturés associés à ce bon de commande et renseigne automatiquement les informations ci-dessous. Si vous avez du mal à trouver la facture fournisseur appropriée, vous pouvez parcourir la liste en saisissant le numéro de référence du fournisseur ou votre numéro de commande interne.

 

Pendant que la facture est à l'état de brouillon, vous pouvez apporter les modifications nécessaires (par exemple, supprimer ou ajouter des lignes de produits, modifier des quantités et modifier les prix).

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Chaque fois que vous enregistrez une nouvelle facture fournisseur, Odoo remplit automatiquement les quantités de produit en fonction de ce qui a été reçu du fournisseur.  Si cette valeur affiche un zéro, cela signifie que vous n'avez pas encore reçu ce produit et sert simplement à vous rappeler que le produit n'est pas sous la main et que vous devrez peut-être vous renseigner davantage à ce sujet.  À tout moment, avant de valider la facture fournisseur, vous pouvez remplacer cette quantité zéro.

 

Correspondance de la facture du vendeur

Que faire si votre facture fournisseur ne correspond pas à ce que vous avez reçu

Si la facture que vous recevez du fournisseur a des quantités différentes de celles que Odoo renseigne automatiquement, cela peut être dû à plusieurs raisons:

  • Le fournisseur vous facture à tort des produits et / ou services que vous n'avez pas commandés.
  • Le fournisseur vous facture des produits que vous n'avez peut-être pas encore reçus, car le contrôle de la facturation peut être basé sur des quantités commandées ou reçues.
  • Ou le fournisseur ne vous a pas facturé des produits achetés précédemment.

Dans ces cas, il est recommandé de vérifier que la facture, ainsi que toute commande d'achat associée au fournisseur, sont exactes et que vous comprenez ce que vous avez commandé et ce que vous avez déjà reçu.

Si vous ne parvenez pas à trouver une commande d'achat liée à une facture fournisseur, cela peut être dû à l'une des raisons suivantes:

  • Le fournisseur vous a déjà facturé ce bon de commande. Par conséquent, celui-ci n'apparaîtra nulle part dans la sélection.
  • Un membre de l'entreprise a oublié d'enregistrer un bon de commande pour ce fournisseur.
  • Ou le vendeur vous facture pour quelque chose que vous n'avez pas commandé.

Comment les quantités de produits sont gérées

Par défaut, les services sont gérés en fonction des quantités commandées, tandis que les biens stockables et les consommables sont gérés en fonction des quantités reçues.

Si vous devez gérer des produits en fonction des quantités commandées par rapport aux quantités reçues, vous devez activer le  mode  de  débogage à partir des informations  À propos de Odoo  . Une fois le mode de débogage activé, sélectionnez le (s) produit (s) que vous souhaitez modifier. Un nouveau champ, intitulé  Contrôle des factures d'achat , apparaît alors .

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Vous pouvez ensuite modifier la méthode de gestion par défaut pour que le produit sélectionné soit basé sur:

  • Quantités commandées
  • Quantités reçues

 

Facturation par lots

Lors de la création d'une facture fournisseur et de la sélection de la commande d'achat appropriée, vous pouvez continuer à sélectionner des commandes d'achat supplémentaires. Odoo ajoutera les postes supplémentaires de cette commande d'achat. Si vous n'avez pas supprimé les postes précédents de la première commande d'achat, la facture sera liée à toutes les commandes d'achat appropriées. 

Comment contrôler le produit reçu? 

(entièrement et partiellement)

L'  application  Achat  vous permet de gérer vos commandes d'achat, de contrôler les produits à recevoir et de contrôler les factures des fournisseurs.

Si vous souhaitez contrôler les prévisions et les réceptions de produits, la première chose à faire est de déployer le processus d'achat Odoo. Savoir ce qui a été acheté est la base de la prévision et du contrôle des réceptions.

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Créer des produits

Ensuite, vous devez créer les produits que vous souhaitez acheter.  Allez dans l' application  Achat  , puis  Achetez Produits  , puis cliquez sur  Créer  .


 

Lors de la création du produit, le  champ  Type de produit  est important:

  • Stockable & Consommable  : les produits doivent être reçus dans l'inventaire.
  • Services et produits numériques  (uniquement lorsque l' application de  commerce électronique  est installée): il n'y a aucun contrôle sur ce que vous recevez ou non.



Produits de contrôle réceptions

Acheter des produits

À partir de l'application d'achat, créez une commande d'achat avec quelques produits.  Si le fournisseur vous a envoyé un ordre de vente ou une offre, indiquez sa référence dans le champ  Référence  du  fournisseur . Cela vous permettra de faire facilement la correspondance avec la commande de livraison ultérieurement (car la commande de livraison inclura probablement la  référence  du  vendeur de sa commande).

 

Recevoir des produits

Si vous avez acheté des biens physiques (produits stockables ou consommables), vous pouvez les recevoir à partir de l'  application  Inventaire  . Dans le tableau de bord  Inventory  , vous devriez voir un bouton  X To Receive  sur la zone de réception de l’entrepôt concerné.

 

Cliquez sur ce bouton pour accéder à la liste de toutes les commandes en attente pour cet entrepôt


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Si vous avez beaucoup de commandes en attente, vous pouvez utiliser la barre de filtre pour effectuer une recherche sur le  fournisseur  (également appelé  partenaire  dans Odoo), le produit ou le document source, qui constitue la référence de votre commande d'achat.  Vous pouvez ouvrir le document correspondant à l'ordre de livraison reçu et en traiter toutes les lignes.

 

 

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Vous pouvez valider le document tout à la  fois en cliquant sur le  Valider  bouton ou vous pouvez contrôler tous les produits, un par un, par le changement manuellement  Fait  quantité (ce qui a été effectivement reçu). Lorsqu'une ligne est verte, cela signifie que la quantité reçue correspond à celle attendue.


Lors de la validation de la réception, si vous avez reçu moins de produits que la demande initiale, Odoo vous demandera l’autorisation de créer une commande en attente.

 

  


Si vous envisagez de recevoir le produit restant dans le futur, sélectionnez  Créer une commande en attente  . Odoo créera un nouveau document pour les produits en attente. Si vous choisissez  Aucune commande en attente  , la commande est considérée comme remplie.



Verrouiller un bon de commande

Verrouiller une commande

Lorsque vous travaillez sur une commande d'achat, lorsque vous la confirmez, vous pouvez alors verrouiller la commande pour empêcher toute modification ultérieure du document.

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Vous pouvez déverrouiller le document si vous devez apporter des modifications supplémentaires.


Annuler une commande d'achat

En raison de malentendus, d'erreurs humaines ou de changements de plans, il est parfois nécessaire d'annuler les commandes d'achat envoyées aux fournisseurs.  Odoo vous permet de le faire, même si tout ou partie des produits commandés sont déjà arrivés dans votre entrepôt.

Nous allons d’abord prendre comme exemple le cas où vous commandez  3 iPad mini  qui n’ont pas encore été transférés. Comme l'installation de l'application d'inventaire est requise lors de l'utilisation du module  Achats  , il est également intéressant de voir le cas des marchandises livrées partiellement que vous souhaitez annuler.


Créer une commande d'achat

La première étape pour créer une  commande d'achat  consiste à créer une  demande de devis (RFQ) à  partir du menu  Achats Achat ‣ Demandes d'   offre . Confirmez votre demande d'offre pour avoir un bon de commande confirmé

Annuler votre bon de commande

Cas d'utilisation 1: vous n'avez pas encore reçu vos marchandises

Si vous avez confirmé votre commande et que vous n'avez pas encore reçu vos marchandises, vous pouvez simplement annuler le bon de commande en cliquant sur le bouton d'annulation

 

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Odoo annulera automatiquement les envois en attente liés à ce bon de commande et la barre d’état passera de  Bon de commande  à  Annulé  .

 

 

Cas d'utilisation 2: marchandises livrées partiellement

Dans ce cas,  2  des  3 iPad Mini  sont arrivés avant que vous deviez annuler le bon de commande.

Enregistrer les bons reçus et annuler les commandes en attente

La première chose à faire sera d’enregistrer les marchandises reçues et d’annuler l’arrivée du  troisième iPad Mini  qui doit encore être expédié. À partir du bon de commande, cliquez sur  Recevoir les produits  et, sur la  ligne de commande de  l'  iPad Mini , modifiez manuellement les quantités reçues dans la colonne  Terminé  .

 

En cliquant sur  Valider  , Odoo vous avertira que vous avez traité moins de produits que la demande initiale (2 au lieu de 3 dans notre cas) et vous demandera la permission de créer une commande en attente.



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Cliquez sur  Pas  de réapprovisionnement pour annuler la fourniture du produit restant. Vous remarquerez que la quantité à recevoir a été modifiée en conséquence et que, par conséquent, le statut de livraison est passé à  Terminé  .

 

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Créer un transfert inversé

Maintenant, vous devez renvoyer les iPad Mini que vous avez reçus à votre revendeur. Pour ce faire, cliquez sur le bouton  Inverser  du même document. Une fenêtre de transfert inversé apparaîtra. Entrez la quantité à retourner et l'emplacement correspondant, puis cliquez sur  Retour  .

 

Traitez l'envoi de retour et contrôlez que le transfert de stock s'effectue de votre stock à votre magasin.

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Lorsque le transfert inversé est terminé, le statut de votre commande sera automatiquement défini sur Terminé, ce qui signifie que votre bon de commande a été complètement annulé.

 

Demander l'approbation des gestionnaires pour les commandes couteuses 

Créer une nouvelle demande d'offre

Lorsque vous travaillez sur une nouvelle RfQ, si la commande est passée par un utilisateur et non par un responsable et que le montant de la commande est supérieur au montant minimum que vous avez spécifié, un nouveau  statut   To Approve   sera introduit dans le processus. 

Analyser les performances de mes fournisseurs

 

Si votre entreprise achète régulièrement des produits auprès de plusieurs fournisseurs, il serait utile de disposer de statistiques sur vos achats.  Il existe plusieurs raisons pour suivre et analyser les performances de votre fournisseur:

  • Vous pouvez voir à quel point votre entreprise dépend d'un fournisseur;
  • vous pouvez négocier des réductions sur les prix;
  • Vous pouvez vérifier le délai moyen de livraison par fournisseur;
  • Etc.

Par exemple, un revendeur de produits informatiques qui émet des dizaines de commandes à plusieurs fournisseurs chaque semaine peut vouloir mesurer pour chaque produit le prix total payé pour chaque fournisseur et le délai de livraison. Les informations recueillies par la société l’aideront à mieux analyser, prévoir et planifier leurs futures commandes.


Émettre des bons de commande

Bien entendu, afin d’analyser les performances de vos fournisseurs, vous devez émettre des  demandes de devis  et confirmer certaines  commandes  .

Analyser vos vendeurs

Bien entendu, afin d’analyser les performances de vos fournisseurs, vous devez émettre des  demandes de devis  et confirmer certaines  commandes  .

Générer des rapports flexibles

Vous avez accès aux performances de vos fournisseurs dans le menu Rapports. Par défaut, le rapport regroupe toutes vos commandes d'achat dans un tableau croisé dynamique par  et  pour  et pour . En accédant simplement à ce rapport de base, vous pouvez obtenir un aperçu rapide de vos performances réelles. Vous pouvez ajouter beaucoup de données supplémentaires à votre rapport en cliquant sur l' icône   . prix total  quantité de produit  prix moyen  chaque mois  chaque fournisseur  Mesures.

Un titre incisif

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Pointe

En cliquant sur les  icônes  +  et  -  , vous pouvez explorer votre rapport afin de changer la façon dont vos informations sont affichées.  Par exemple, si je veux voir tous les produits achetés pour le mois en cours, je dois cliquer sur l'  icône  +  sur l'axe vertical, puis sur "Produits".

 

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Selon les données que vous souhaitez mettre en surbrillance, vous devrez peut-être afficher vos rapports dans une vue plus visuelle.  Vous pouvez transformer votre rapport en un clic en 3 vues de graphique: un  graphique à secteurs  , un  graphique à barres  et un  graphique en courbes  : Ces vues sont accessibles via les icônes mises en surbrillance sur la capture d'écran ci-dessous.

  Remarque: 

Contrairement au tableau croisé dynamique, un graphique ne peut être calculé qu'avec une mesure dépendante et une mesure indépendante.

Personnaliser les rapports

Vous pouvez facilement personnaliser vos rapports d’achat en fonction de vos besoins.  Pour ce faire, utilisez la  vue Recherche avancée  située dans la partie droite de votre écran en cliquant sur l’icône Loupe située à la fin du bouton de la barre de recherche. Cette fonction vous permet de ne mettre en évidence que les données sélectionnées sur votre rapport. L' option  filtres  est très utile pour afficher certaines catégories de données, tandis que l' option  Grouper par  améliore la lisibilité de vos rapports. Notez que vous pouvez filtrer et regrouper tous les champs existants, ce qui rend votre personnalisation très flexible et puissante.

Pointe:

Vous pouvez enregistrer et réutiliser tout filtre personnalisé en cliquant sur Favoris dans la vue Recherche avancée , puis sur Enregistrer la recherche actuelle . Le filtre enregistré sera alors accessible à partir du menu Favoris . 

Texte Odoo et bloc d'image

Payement facture fournisseur

Déterminer quand payer une facture fournisseur avec correspondance à trois

Dans certains secteurs, vous pouvez recevoir une facture d'un fournisseur avant de recevoir les produits commandés.  Cependant, vous ne voudrez peut-être pas payer jusqu'à ce que les produits aient été reçus.

Pour définir si la facture du fournisseur doit être payée ou non, vous pouvez utiliser ce que nous appelons la correspondance à  trois  . Il fait référence à la comparaison des informations figurant sur le bon de  commande  , la  facture fournisseur  et le  récépissé  .

La correspondance tripartite vous aide à éviter de payer des factures de fournisseur incorrectes ou frauduleuses. 

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Devrais-je payer la facture du vendeur?

Lorsque la fonction est activée, une nouvelle ligne   Devrait être payé   apparaît sur la facture du fournisseur sous l' onglet   Autres informations   .

De cette façon, Odoo vous permet de savoir facilement si vous devez payer la facture du fournisseur ou non.

 

Pointe:

Le statut est défini automatiquement par Odoo.  Toutefois, si vous souhaitez définir ce statut manuellement, vous pouvez cocher la case Statut forcé, puis vous pourrez définir manuellement si la facture du fournisseur doit être payée ou non.  

Offre d'achat

Gérer les offres d'achat

Un  appel d'offres  , également appelé appel d'offres, est utilisé pour stimuler la concurrence entre plusieurs fournisseurs afin d'obtenir la meilleure offre pour une liste de produits. En comparaison avec le RfQ, une offre d'achat est envoyée à plusieurs fournisseurs, indiquant que chacun est en concurrence et que la meilleure offre l'emportera. L'intérêt principal est que cela conduit généralement à de meilleures offres.

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Créer une offre d'achat

Pour créer un nouvel appel d'offres, ouvrez   Achat Contrats d'achat (PA)   .

 

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Dans la fenêtre Contrats d'achat, cliquez sur  Créer  . Une nouvelle fenêtre d'accord d'achat s'ouvre.

Dans le champ  Type d'accord  , sélectionnez Offre d'achat.

Le champ  Date limite d’accord  indique aux fournisseurs quand soumettre leurs offres.

Le champ  Date de commande  indique aux fournisseurs à quel moment nous allons soumettre une commande au fournisseur choisi.

Le champ  Date de livraison  indique aux fournisseurs quand le produit devra être livré.

Vous n'êtes pas obligé de définir un  fournisseur  .

Dans la section  Produits  , cliquez sur  Ajouter un élément  . Sélectionnez les produits dans la liste de produits, puis insérez la  quantité  . Vous pouvez ajouter autant de produits que vous le souhaitez.

 

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Cliquez sur  Confirmer l'appel  .

Cliquez maintenant sur le bouton  Nouvelle offre  . Un RfQ est créé avec les produits choisis sur le PT. Choisissez un  fournisseur  et envoyez le QRQ au fournisseur. Répétez cette opération pour chaque fournisseur.

 

Une fois que tous les RfQ sont envoyés, vous pouvez cliquer sur  Valider  sur le PT. Les fournisseurs vont envoyer leurs offres, vous pouvez mettre à jour les RfQ en conséquence. Ensuite, choisissez celles que vous souhaitez accepter en cliquant sur  Confirmer la commande  sur les RfQ et  Annuler  les autres.

Vous pouvez maintenant cliquer sur  Terminé  sur le PT.


Acheter en partie chez deux fournisseurs pour les mêmes offres d'achat

Sélection des éléments d'une demande d'offre / offre

Allez à  Acheter ‣ Acheter des offres  . Créez un appel d'offres d'achat contenant plusieurs produits et suivez la séquence habituelle jusqu'au statut de  sélection  de l'  offre .

Lorsque vous avez terminé l'appel, cliquez sur  Choisir des lignes de produits  pour accéder à la liste des produits et aux offres reçues pour chacun d'eux.



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Déroulez la liste des offres que vous avez reçues pour chaque produit et cliquez sur le  symbole  v  (  Confirmer la commande  ) en regard des offres que vous souhaitez traiter. Les lignes dont vous avez confirmé l'ordre deviennent bleues. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur  Générer  un bon de commande pour créer un bon de commande pour chaque produit et fournisseur.

 

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Lorsque vous revenez à votre offre d'achat, vous pouvez voir que le statut est passé à la commande  créée  et que les  demandes de devis  ont maintenant le statut  Commande d'achat  ou  Annulé  .

 

Gérer les commandes provisionnelles

 

Une  commande ouverte  est un contrat entre vous (le client) et votre fournisseur. Il est utilisé pour négocier un prix réduit. Le fournisseur bénéficie des économies d’échelle inhérentes à une commande importante. Vous bénéficiez de l’autorisation de prendre plusieurs petites livraisons sur une période donnée, à un prix inférieur, sans payer pour la grosse commande immédiatement. Chaque petite livraison périodique est appelée libération ou appel.

Comme la commande ouverte est un contrat, certaines conditions seront définies à l'avance. Ceux-ci incluent généralement:

  • Quantité totale de chaque produit à livrer
  • Date limite d'achèvement, pendant laquelle vous devez prendre livraison de la quantité totale
  • Prix ​​unitaire pour chaque produit
  • Délai de livraison en jours pour chaque version
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Créer une commande ouverte

Pour créer une nouvelle commande ouverte, ouvrez  Achat Contrats d'achat  

 

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Dans la fenêtre Contrats d'achat, cliquez sur  Créer  . Une nouvelle fenêtre d'accord d'achat s'ouvre.

Dans le champ  Type d'accord  , choisissez Commande en blanc.

Choisissez le  fournisseur  avec lequel vous ferez l’accord.

Fixer la  date limite  de l'  accord conformément aux conditions de l'accord.

Définissez la  date de commande  sur la date de début du contrat.

Laissez la  date de livraison  vide, car nous aurons des dates de livraison différentes à chaque sortie.

Dans la section  Produits  , cliquez sur  Ajouter un élément  . Sélectionnez les produits dans la liste de produits, puis insérez la  quantité  . Vous pouvez ajouter autant de produits que vous le souhaitez.

  Cliquez sur  Confirmer  

Réapprovisionnement 

Flux de réapprovisionnement 

 

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Drop-shipping

Créez la commande de vente et sélectionnez l'itinéraire en tant que Dropshipping sur les lignes de commande concernées.

 Une fois la commande confirmée, aucun déménagement ne sera créé à partir de votre stock. Les marchandises seront livrées directement de votre fournisseur à votre client.

Déclencher l'achat de produits en fonction des ventes 

Lorsque vous travaillez juste à temps, vous ne gérez pas les stocks, vous commandez donc directement le produit dont vous avez besoin chez votre fournisseur.

Le flux habituel est:

  1. Créer un ordre de vente

  2. Achetez le produit

  3. Recevoir et payer la facture

  4. Livrer votre produit

  5. Facturez votre client

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Ordre de vente 

Pour créer un ordre de vente, allez à la vente demande, les ventes pour les ventes et créer un nouvel ordre de vente.


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Après confirmation, vous verrez une livraison associée à cette commande sur le bouton situé en haut de celle-ci.

 Cliquez sur le bouton Livraison pour voir l'ordre de transfert. Le statut de l'envoi sortant est En attente d'une autre opération . Cela ne sera fait que lorsque la commande sera confirmée et reçue.

 

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Bon de commande 

La commande d'achat est créée automatiquement. Accédez au Purchase demande d' achat Demande de Devis . Le document source est la commande de vente qui a déclenché l'approvisionnement.

 

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Réception et livraison 

Allez dans l' application d' inventaire . Cliquez sur # pour recevoir sur la vignette des reçus .

 

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Sélectionnez le reçu de votre fournisseur et validez- le.

 

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Retournez au tableau de bord d' inventaire . Dans l'ordre de livraison, cliquez sur # Pour faire . Le bon de livraison est maintenant prêt à être expédié.

 

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Le statut de la livraison est passé de En attente de disponibilité à Disponible . Validez le transfert pour confirmer la livraison.

 

Déclencher un avertissement lors d'un achat chez un fournisseur spéficique

Vue d'ensemble 

Le module Messages d’alerte et alertes vous permet de configurer des alertes sur les clients, les fournisseurs ou les produits.

Vous pouvez sélectionner les types d’avertissements suivants et créer différents avertissements pour les achats et les ventes:

  • Avertissement: cette option affiche le message d'avertissement pendant le processus, mais permet à l'utilisateur de continuer.

  • Message de blocage: le message affiche un message d'avertissement, mais l'utilisateur ne peut plus continuer le processus.

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Avertissements du vendeur ou du client 

Allez à Achats Vendeurs ou Ventes Clients .

Ouvrez le fournisseur ou le client et cliquez sur l' onglet Avertissements .

 

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Avertissement de produit

Allez à Achats Produits ou à Ventes Produits .

Ouvrez le produit et cliquez sur l' onglet Notes .

 

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Délai d'exécution du fournisseur (Au niveau du produit )

Le délai d'approvisionnement est le temps nécessaire au fournisseur pour livrer le produit que vous avez acheté. Pour configurer le délai de livraison du fournisseur, sélectionnez un produit (dans le module Achat, accédez à Achat Produit), puis allez dans l' onglet Inventaire . Vous devrez ajouter un fournisseur à votre produit afin de sélectionner un délai d'approvisionnement.

 

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Une fois qu'un fournisseur est sélectionné, cliquez dessus pour ouvrir son formulaire et indiquer son délai de livraison.

 

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Délai d'exécution client 

Le délai d'exécution client est le temps nécessaire pour faire parvenir votre produit de votre magasin / entrepôt à votre client. Il peut être configuré pour n'importe quel produit. Sélectionnez simplement un produit (dans le module Ventes , accédez à Ventes Sales Produit ), puis accédez à l' onglet Ventes pour indiquer le délai d'exécution de votre client.

 

Au niveau de l'entreprise 

Au niveau de l'entreprise, il est possible de paramétrer les jours de sécurité afin de faire face aux retards éventuels et d'être sûr de respecter vos engagements. L'idée est de soustraire les jours de sauvegarde de la date programmée calculée en cas de retard.

 

Dépannage

Comment vérifier que tout fonctionne bien ? 

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Factures du vendeur 

Même si vous ne possédez pas les droits sur l'application de comptabilité, vous pouvez toujours contrôler les factures des fournisseurs.

Accédez à l' application Achats : Contrôle Factures fournisseurs .

 

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Produits entrants

Même si vous ne possédez pas les droits sur l'application d'inventaire, vous pouvez toujours contrôler les produits entrants.

Accédez à l' application Achats : Contrôle Produits entrants .

 

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Exceptions d'approvisionnement 

Ici, vous avez besoin des droits d'accès du gestionnaire d'inventaire .

Accédez à l' application Inventaire : Contrôle Exceptions d'approvisionnement .

 

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