Application Facturation

Module Odoo

 

Introduction

Concepts principaux

Comptabilité en partie double 

Odoo crée automatiquement en coulisse toutes les entrées de journaux pour chacune de vos opérations comptables : factures clients, ticket de point de vente, achats, mouvement de stocks, etc.

Odoo suit les règles de la comptabilité en partie double : toutes les entrées de journaux sont automatiquement équilibrées (somme des débits = somme des crédits).

Méthode de l'accumulation et de la trésorerie 

Odoo prend en charge les rapports de comptabilité d'exercice et de caisse. Cela vous permet de déclarer des revenus / dépenses au moment où les transactions se produisent (c'est-à-dire selon la méthode de la comptabilité d'exercice), ou lorsque le paiement est effectué ou reçu (c'est-à-dire selon la méthode de la comptabilité de caisse). Multi-sociétés Odoo permet de gérer plusieurs entreprises au sein d'une même base de données. Chaque entreprise a son propre plan comptable et ses règles. Vous pouvez obtenir des rapports de consolidation en suivant vos règles de consolidation.

Les utilisateurs peuvent accéder à plusieurs sociétés, mais travaillent toujours sur une seule société à la fois.

Multi-devises 

Chaque transaction est enregistrée dans la devise par défaut de la société. Pour les transactions qui se produisent dans une autre devise, Odoo enregistre de plus la valeur dans la devise de la transaction. Odoo peut générer des gains et pertes de change après le rapprochement des écritures.

Présentation du processus 

De la facture client à la collecte des paiements 

Odoo prend en charge plusieurs méthodes de facturation et de paiement, de sorte que vous pouvez choisir et utiliser celles qui correspondent à votre entreprise. Que vous vouliez n'accepter qu'un paiement par facture, ou traiter un paiement couvrant plusieurs factures, et en octroyant des remises pour paiements anticipés, vous pouvez le faire avec efficacité et précision.
Si nous regardons vers la fin d'un scénario typique «commande-encaissement», après que les marchandises ont été expédiées, vous devez : émettre une facture; recevoir le paiement; déposer le paiement à la banque; vous assurez que la facture client est fermée; vérifier si les clients ne sont pas en retard sur les paiements; et enfin présenter vos revenus sur le Compte de Résultats et montrer la diminution des actifs sur le Bilan.

Dans la plupart des pays, la facturation se produit lorsque une obligation contractuelle est respectée. Si vous expédiez une boîte à un client, vous avez respecté les termes du contrat et vous pouvez facturer. Si votre fournisseur vous envoie un colis, il a respecté les termes du contrat et il peut vous facturer. Par conséquent, les termes du contrat sont respectés lorsque la boîte se déplace vers ou depuis le camion. Pour satisfaire cela, Odoo permet la création de ce qu'on appelle une Facture Brouillon par le personnel de l'entrepôt.

 

Création d'une facture 

 Facture brouillon

Les factures brouillon peuvent être générées manuellement à partir d'autres documents tels que les commandes, les bons de commande, etc. Vous pouvez aussi créer directement une facture brouillon si vous le souhaitez

Facture ouverte 

"Valider" la facture lorsque vous êtes prêt à l'approuver. la facture passe alors de l'état brouillon à l'état ouverte 

Facture payée 

Dans Odoo, une facture est considérée comme payée lorsque la pièce comptable associée a été rapprochée avec les pièces de paiement. 

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Création d'une facture 

Une facture client doit contenir toutes les informations nécessaires afin qu'il puisse payer les marchandises et les services commandés et livrés. Elle doit également inclure d'autres informations nécessaires pour payer la facture d'une manière opportune et précise.

 

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Facture brouillon 

Le système génère des factures qui sont initialement à l'état Brouillon. Tant que ces factures

ne sont pas validées, elles ont pas d'impact comptable au sein du système. Il n'y a rien pour empêcher les utilisateurs de créer leurs propres factures brouillon.

Créez une facture client avec les informations suivantes :

  • Client : Agrolait

  • Article : iMac

  • Quantité : 1

  • Prix unitaire : 100

  • Taxes : TVA 15%

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Facture Ouverte ou Pro-forma

Une facture contiendra habituellement la quantité et le prix des produits et/ou services, la date, toutes les parties concernées, le numéro de facture unique, ainsi que toute information fiscale.

"Valider" la facture lorsque vous êtes prêt à l'approuver. La facture passe alors de l'état Brouillon à l'état Ouverte.

Lorsque vous avez validé une facture, Odoo lui donne un numéro unique à partir d'une séquence définie, et modifiable.

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Les écritures comptables correspondant à cette facture sont générées automatiquement lorsque vous validez la facture. Vous pouvez en voir les détails en cliquant sur la pièce comptable dans l'onglet "Autres informations".

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 Envoyer la facture au client 

Après validation de la facture du client, vous pouvez l'envoyer directement au client via la fonctionnalité "Envoyer par courriel".

Paiement

Dans Odoo, une facture est considérée comme payée lorsque la pièce comptable associée a été rapprochée avec les pièces de paiement. S'il n'y a pas eu de rapprochement, la facture restera dans l'état Ouverte jusqu'à vous avez enregistré le paiement.

Recevoir un paiement partiel par le relevé bancaire 

Vous pouvez saisir manuellement vos relevés bancaires dans Odoo, ou vous pouvez les importer depuis un fichier csv ou d'autres formats prédéfinis selon les pays.
Exemple : 

Créer un relevé bancaire depuis le tableau de bord de la comptabilité, dans le journal approprié, et entrez un montant de $100.

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Lettrage 

Maintenant, nous allons rapprocher !

 

Lettrage 

Vous pouvez maintenant passer sur chaque transaction et la rapprocher, ou effecter un rapprochement en masse avec les instructions ci-dessous.

Après le rapprochement des écritures de la feuille, la facture correspondante affichera alors "Vous avez des paiements en suspens pour ce client. Vous pouvez les rapprocher pour payer cette facture."

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Appliquer le paiement. Ci-dessous, vous pouvez voir que le paiement a été ajouté à la facture.

 

 Suivie paiement 

Il y a une tendance croissante des clients à payer leurs factures de plus en plus tard. Par conséquent, les encaisseurs doivent faire des efforts pour recueillir l'argent, et pour le recueillir plus rapidement.

Odoo va vous aider à définir votre méthode de suivi. Pour rappeler aux clients de payer leurs factures impayées, vous pouvez définir des actions différentes en fonction de la sévérité de retard du client. Ces actions sont regroupées en niveaux de suivi qui sont déclenchés lorsque la date d'échéance de la facture a dépassé un certain nombre de jours. S'il y a d'autres factures en souffrance pour le même client, la actions de la facture la plus en retard seront exécutées.

 

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En allant à la fiche client, dans les «paiements en souffrance", vous verrez le message de suivi et toutes les factures en souffrance.

 

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 Balance âgée client 

Le balance âgée client sera un outil clé supplémentaire pour l'encaisseur pour comprendre les problèmes de crédit à la clientèle, et pour prioriser leur travail.

Utilisez la balance âgée pour déterminer quels clients sont en retard et commencer vos efforts de collecte.

 

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 Compte de résultat 

Le Compte de Résultat affiche les détails de vos revenus et de vos dépenses. En fin de compte, cela vous donne une image claire de votre résultat net. Il est parfois appelé la « Déclaration de Revenu » ou « État des Revenus et Dépenses ».

 

Bilan

Le bilan résume le passif, l'actif et les capitaux propres de votre société à un moment précis dans le temps.

Par exemple, si vous gérez votre inventaire selon la méthode de l'inventaire permanent, vous devriez obtenir une diminution du compte «Actifs Circulants» une fois que le matériel a été expédié au client.

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De la facture fournisseur au paiement 

Une fois que les factures des fournisseurs sont enregistrées dans Odoo, vous pouvez facilement payer les fournisseurs au bon montant et au bon moment (pas trop tard, pas trop tôt, en fonction de votre politique fournisseur). Odoo propose également des rapports pour suivre vos balances âgées à payer.

Si vous voulez contrôler les factures reçues de vos fournisseurs, vous pouvez utiliser l'application Achats d'Odoo qui vous permet de les contrôler et de les pré-remplir automatiquement en fonction des commandes d'achat passées.

De la facture fournisseur au paiement

Enregistrer une nouvelle facture fournisseur 

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Quand une facture fournisseur est reçue, vous pouvez l'enregistrer à partir de Fournisseurs Factures Fournisseur  dans l'application de Comptabilité. Comme raccourci, vous pouvez également utiliser la fonctionnalité Nouvelle Facture sur le tableau de bord de la Comptabilité.

 

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Pour enregistrer une nouvelle facture fournisseur, commencez par sélectionner un fournisseur, et saisissez ses factures comme Référence Fournisseur, puis ajoutez et confirmez les lignes de produits, en veillant à avoir les bonnes quantités et taxes, et les bons prix.

 Enregistrer la facture pour mettre à jour les montants des taxes au bas de l'écran. Vous aurez probablement besoin de configurer les prix hors taxes de vos produits car Odoo calcule les taxes pour vous.

 Valider la facture fournisseur 

Une fois que la facture fournisseur est validée, une pièce comptable est générée conformément à la configuration de la facture. Cette pièce comptable peut varier en fonction du module de comptabilité que vous avez choisi d'utiliser.

Pour la plupart des pays européens, la pièce comptable utilisera les comptes suivants :

  • Compte fournisseur:   défini sur la fiche du fournisseur

  • TVA:   définie par article et par lign e

  • Charge:   définie dans la fiche de l'article

Pour la comptabilité Anglo-Saxonne (Etats-Unis), la pièce comptable utilisera les comptes suivants :

  • Compte fournisseur:   défini sur la fiche du fournisseur

  • TVA: définie par article et par ligne

  • Marchandises Reçues:   définies sur la fiche produit

Vous pouvez vérifier votre Compte de Résultat ou votre Bilan après avoir validé quelques factures pour voir l'impact sur votre Grand Livre.

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Payer une facture 

Pour créer un paiement pour une facture fournisseur ouverte directement, vous pouvez cliquer sur Payer en haut du formulaire.

De là, vous sélectionnez le mode de paiement (par ex. compte courant, carte de crédit, chèque, etc ...) et le montant que vous souhaitez payer. Par défaut, Odoo proposera la totalité du solde restant sur la facture pour le paiement. Dans le champ mémo, nous vous recommandons d'indiquer le numéro de facture du fournisseur comme référence (Odoo remplira automatiquement ce champ depuis la facture fournisseur s'il a déjà été saisi).

 

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Impression des chèques fournisseurs

Si vous choisissez de payer vos factures fournisseurs par chèque, Odoo propose une méthode pour le faire directement à partir de vos Paiements fournisseurs dans Odoo. Que vous le fassiez sur une base quotidienne ou que vous préfériez le faire à la fin de la semaine, vous pouvez imprimer des chèques par lots.

Si vous avez des chèques à imprimer, le tableau de bord de la comptabilité d'Odoo agit comme une to do list et vous rappelle combien de chèques il vous reste à imprimer.

 

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En sélectionnant le nombre de chèques à imprimer, vous pouvez parcourir la liste de tous les paiements qui sont prêts à être traités.

Sélectionnez tous les chèques que vous souhaitez imprimer (utilisez la première case à cocher pour les sélectionner tous) et selectionnez l'action Imprimer chèques. Odoo vous demandera de définir le prochain numéro de chèque dans la séquence et imprimera ensuite tous les chèques à la fois.

 

Rapport

Balance 

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Afin d'obtenir une liste des factures fournisseurs ouvertes et leurs dates d'échéance, vous pouvez utiliser le rapport  Balance Agée , sous le menu des rapports (dans :menu sélection :Rapport --> Rapport PDF --> Balance agée des tiers pour obtenir un visuel de toutes vos factures en suspens.

 

 

De là, vous pouvez cliquer directement sur le nom des vendeurs pour ouvrir le détail de toutes les factures impayées et des montants dus, ou vous pouvez annoter une ligne d'informations de gestion. A tout moment lorsque vous naviguez dans le rapport, vous pouvez imprimer directement vers Excel ou PDF et obtenir exactement ce que vous voyez à l'écran. 

Comptes à recevoir 

Factures clients

En fonction de votre activité et des applications que vous utilisez, il existe différentes façons d'automatiser la création des factures client dans Odoo. Habituellement, les factures brouillon sont créées par le système (avec des informations provenant d'autres documents tels que les commandes client ou les contrats), et le comptable doit juste valider les factures brouillon et envoyer les factures par lots (par la poste ou par courriel).

Selon votre activité, vous pouvez opter pour l'une des façons suivantes pour créer des factures brouillon :

Vente 

Commandes clients -> Facture 

Dans la plupart des entreprises, les commerciaux créent des devis qui deviennent des bons de commande une fois qu'ils sont validés. Ensuite, des factures brouillon sont créées sur la base des bons de commande. Vous avez différentes options comme :

  • Facturation manuelle : utilisez un bouton sur la commande client pour déclencher la facture brouillon

  • Facturation avant livraison: facturez la commande complète avant le déclenchement de l'ordre de livraison

  • Facturation fondée sur l'ordre de livraison : voir la section suivante

Facturer avant la livraison est habituellement utilisé par l'application de e-Commerce lorsque le client paie à la commande et nous expédions ensuite. (pré-paiement)

Pour la plupart des autres cas usuels, il est recommandé de facturer manuellement. Cela permet au vendeur de déclencher la facture à la demande avec les options suivantes : facturer l'intégralité de la commande, facturer un pourcentage (avance), facturer certaines lignes, facturer un montant partiel fixe.

Cette méthode est valable aussi bien pour les services que les marchandises.

Commandes clients -> Bon de livraison -> Facture 

Les détaillants et les sites de e-Commerce pratiquent en général une facturation basée sur le bon de livraison plutôt que sur la commande client. Cette approche est adaptée pour les entreprises où les quantités livrées peuvent différer des quantités commandées : aliments (facture sur le poids réel).

Ainsi, si vous n'expédiez qu'une partie d'une commande, vous ne facturez que ce que vous avez vraiment expédié. Si vous gérez les reliquats de commandes (livraison partielle et le reste plus tard), le client recevra deux factures, une pour chaque bordereau de livraison.

Mettre en place des escomptes de caisse 

Modèle de rapprochement bancaire 

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Afin d'accélérer le processus de rapprochement bancaire, nous pouvons créer un modèle de pièce pour tous les escomptes de caisse. Pour ce faire, depuis l'application tableau de bord de la Comptabilité, cliquez sur le lien "Plus" de la Banque et choisissez l'option "Modèles de lettrage".

 

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Créer un nouveau modèle d'escompte de caisse comme suit :

  • Nom du bouton  : Escompte de Caisse

  • Compte  : Escomptes accordés (665000)

  • Type de montant  : Pourcentage de la balance

  • Montant  : 100%

  • Taxes : selon votre pays, vous pouvez devoir mettre une taxe sur l'escompte

 

 

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Créer une facture avec un escompte de caisse 

Lorsque vous créez une facture client, définissez les conditions de règlement exactes "30 jours, 2% d'escompte de caisse" juste après avoir sélectionné le client.

 

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Une fois la facture validée, Odoo divisera automatiquement la partie dette client de la pièce comptable en deux tranches avec des dates d'échéance différentes : 98% dans les 5 jours, 2% dans les 30 jours.

 

Paiement 

Payer la facture comportant un escompte 

 

Si le client paie avec un escompte de caisse, lors du traitement du relevé bancaire, vous ferez correspondre le paiement (98%) avec la ligne associée de la pièce comptable.

 

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Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessus, lors du choix du client, vous voyez aussi les 2% restants, soit $3. Si vous choisissez d'accepter l'escompte (si le client a payé dans les 5 jours), vous pouvez cliquer sur cette ligne avec 2%, cliquez sur "Open Balance", et sélectionnez votre modèle de lettrage « Escompte de Caisse ». De cette façon, la facture est marquée comme entièrement payée.

 

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Payer la facture entièrement 

Si le client paie la facture entièrement, sans bénéficier de l'escompte, vous lettrerez le paiement (en entier) avec les deux lignes de la facture (98% et 2%). Il suffit de cliquer sur les deux lignes pour les faire correspondre avec le paiement.

 

Conditions de Paiement 

Pour les clients  

Vue d'ensemble 

Les conditions de règlement définissent les conditions pour payer une facture. Elles s'appliquent à la fois aux factures clients et aux factures fournisseurs.

Par exemple, pour une facture spécifique :

  • Payer 50% sous 10 jours

  • Payer le solde restant sous 30 jours

 Les conditions de paiement peuvent être définies sur :

Un client 

pour appliquer automatiquement ces conditions de règlement sur les nouvelles commandes ou factures pour ce client. Définissez les conditions de règlement sur les clients si vous accordez ces conditions de règlement pour toutes les futures commandes de ce client.

Un devis 

Pour appliquer ces conditions de règlement sur toutes les factures créées à partir de ce devis ou de cette commande, mais pas sut d'autres devis 

Une facture 

Pour appliquer les conditions seulement à cette facture si une facture a des conditions de règlement , la pièce comptable liée à la facture est différente . Sans conditions de règlement ou taxes.

 

Pour les fournisseurs 

La meilleure façon de gérer les conditions de règlement pour les factures fournisseurs est d'enregistrer la date d'échéance de la facture. Vous ne devez pas attribuer de conditions de règlement, la date d'échéance est suffisante.

Mais si vous avez besoin de gérer des conditions de règlement fournisseurs avec plusieurs versements, vous pouvez toujours utiliser les conditions de règlement, exactement comme dans les factures clients. Si vous définissez les conditions de règlement d'une facture fournisseur, vous ne devez pas définir la date d'échéance. Les dates d'échéance exactes pour chaque versement seront automatiquement créées.


Revenus reportés

Comment les automatiser ? 

Un revenu reporté / non acquis est un acompte enregistré sur la balance du client comme une dette jusqu'à ce que les services aient été rendus ou que les produits aient été livrés. Le revenu reporté est une dette, car il se réfère au chiffre d'affaires qui n'a pas encore été gagné, mais représente des produits ou des services qui sont dus au client. Au fur et à mesure que les produits ou services sont livrés, le chiffre d'affaires est comptabilisé sur le compte de revenus.

Par exemple: supposons que vous vendez un contrat de support de 2 ans pour 24 000 € qui commence le mois prochain pour une période de 24 mois. Une fois que vous validez la facture du client, les 24000 € doivent être comptabilisés dans un compte de revenus reportés. En effet, les 24 000 € que vous recevez n'ont pas encore été gagnés.

Au cours des 24 prochains mois, vous diminuerez le compte des revenus reportés de 1000 € (24000€/24) tous les mois et en convertissant ce montant en chiffre d'affaires.

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Définir des revenus reportés sur des produits

Une fois que les catégories de revenus différés sont définies, vous pouvez les appliquer aux articles concernés. Sur la fiche de l'article, dans l'onglet Comptabilité, vous pouvez définir une catégorie de revenus reportés.

Voici quelques exemples d'articles et leurs catégories de revenus différés associées :

 

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Rapport

Pour analyser tous vos contrats actuels ayant un revenu reporté, vous pouvez utiliser le menu rapport 

 

 

Modifier ou rembourser une facture 

Dans Odoo, il est impossible de modifier une facture qui a été validée et envoyée au client. Si une erreur a été faite sur une facture validée, le moyen légal pour traiter cela est de faire un avoir sur la facture, de le rapprocher avec la facture originale pour les fermer et de créer une nouvelle facture.

 

 

Modification d'une facture validée 

Création d'un avoir 

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Créer un avoir 

Si vous avez besoin de modifier une facture existante, utilisez le bouton Avoir sur la facture. Dans le champ Méthode d'avoir, sélectionnez "Modifier : créer un avoir, le rapprocher et créer une nouvelle facture".

 

Odoo va automatiquement :

  • Créer un avoir sur votre facture

  • Rapprocher l'avoir avec la facture (en les marquant Payées)

  • Créer une nouvelle facture brouillon que vous pouvez modifier

Ensuite, vous pouvez modifier la facture brouillon et la valider une fois qu'elle est correcte.

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Annuler une facture 

Si vous devez annuler une facture existante, utilisez le bouton Avoir de la facture. Dans le champ Méthode d'avoir, sélectionnez « Annuler: créer l'avoir et lettrer ».

 

Odoo va automatiquement :

  • Créer un avoir sur votre facture

  • Rapprocher l'avoir avec la facture (en les marquant Payées)

     

Il n' y a presque rien d'autre à faire : si vous aviez déjà envoyé la facture originale à votre client, vous devez juste lui envoyer l'avoir par la poste ou par courriel.

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Rembourser une partie d'une facture 

Si vous devez rembourser partiellement une facture existante, utilisez le bouton Avoir de la facture. Dans le champ Méthode d'avoir, sélectionnez « Créer un avoir en brouillon ».

 Odoo crée automatiquement un avoir brouillon. Vous pouvez le modifier (par ex. : supprimer les lignes que vous ne souhaitez pas rembourser) et le valider. Ensuite, envoyez l'avoir par la poste ou par courriel à votre client.

Paiements client 

Quelles sont les différentes façons d'enregistrer un paiement ? 

En Odoo, un paiement peut être soit directement lié à une facture ou être un enregistrement autonome pour une utilisation ultérieure:

  • Si un paiement est lié à une facture, il réduit le montant dû de la facture. Vous pouvez avoir plusieurs paiements liés à la même facture.

  • Si un paiement n'est pas lié à une facture, le client dispose d'un encours de crédit avec votre entreprise, ou votre entreprise a un solde impayé avec un fournisseur. Vous pouvez utiliser ce crédit/débit en attente pour payer des factures enregistrées ou des factures à venir.

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Paiement d'une facture

Si vous enregistrez un paiement sur une facture client ou une facture fournisseur, le paiement est automatiquement rapproché avec la facture en réduisant le montant dû.

 L'icône verte « i » près de la ligne de paiement affichera plus d'informations sur le paiement. De là, vous pouvez choisir d'ouvrir la pièce comptable ou de rapprocher le paiement.

Note 

Si vous délettrer un paiement, il est toujours inscrit dans vos livres mais plus lié à la facture concernée. Si vous délettrer un paiement dans une autre devise, Odoo va créer une entrée de journal pour inverser l'Écart de Change enregistré au moment du lettrage.

Paiements non liés à une facture 

Enregistrement d'un paiement 

 

Dans l'application de Comptabilité, vous pouvez créer un nouveau paiement à partir du menu Ventes (pour enregistrer un règlement client) ou du menu Achats (pour payer un fournisseur). Si vous utilisez ces menus, le paiement est pas lié à une facture, mais peut facilement être rapproché ultérieurement avec une facture.

 

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Lors de la création d'un nouveau paiement, vous devez sélectionner le client ou le fournisseur, le mode de paiement, et le montant du paiement. La devise de la transaction est définie par la méthode de paiement. Si le paiement se réfère à un document (une commande client, une commande fournisseur ou une facture), notez la référence de ce document dans le champ Mémo.

Une fois la création du paiement confirmée, une pièce comptable sera créée reflétant la transaction qui vient d'être faite dans l'application de Comptabilité.

Rapprocher les paiements des factures 

Le moyen le plus facile de rapprocher un paiement avec une facture est de le faire depuis la facture.

Lors de la validation d'une nouvelle facture, Odoo vous avertira qu'un paiement en suspens pour ce client ou ce fournisseur est disponible. Dans ce cas, vous pouvez rapprocher ce paiement à la facture près des totaux au bas, sous la rubrique « encours de crédits ».

 

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Rapprocher tous vos paiements et factures en suspens 

Si vous voulez rapprocher d'un coup tous les paiements et factures en suspens (au lieu de le faire un par un), vous pouvez utiliser la fonction de rapprochement par lots de Odoo.

La fonction de rapprochement par lots est disponible à partir du Tableau de bord sur les cartes des factures clients et des Factures fournisseurs pour lettrer respectivement les comptes débiteurs et créditeurs.

 

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L'outil « Correspondance des factures et des paiements » ouvrira tous les clients ou fournisseurs non équilibrés et vous permettra de les traiter un par un, en faisant correspondre tous leurs paiements et leurs factures à la fois.

 

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Au cours du rapprochement, si les sommes des débits et des crédits ne correspondent pas, cela signifie qu'il y a un solde restant qui, soit devra être rapproché à une date ultérieure, soit devra être éliminé directement.

Transfert d'argent d'un compte bancaire à un autre 

De la même façon qu'effectuer un paiement client ou fournisseur, vous pouvez transférer de l'argent en interne entre vos comptes bancaires à partir du tableau de bord ou à partir des menus en haut.

 

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Cela vous mènera au même écran que celui pour recevoir et effectuer des paiements.

 

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Note :  
Pour faire un transfert d'un compte bancaire à un autre depuis le tableau de bord sélectionnez "Transfert interne" sur la carte du compte bancaire à débiter . Puis dans l'écran d'enregistrement des paiements , sélectionnez le compte à créditer. Ne refaites pas la même opération à partir du compte bancaire à créditer , ou vous allez créer deux pièces comptables qui vont s'annuler pour la même transaction. 

 

Comment enregistrer les paiements par chèques des clients 

Il existe deux façons de gérer les paiements reçus par cartes de crédit. Odoo supporte les deux approches de sorte que vous puissiez utiliser celle qui correspond le mieux à vos habitudes.

Valeurs à l'encaissement  (principalement utilisé dans les pays européens) : une fois que vous recevez l'autorisation de paiement par carte de crédit, vous enregistrez un paiement sur la facture (en utilisant un journal Carte de crédit et le comptabilisant sur le compte « Valeurs à l'encaissement »). Puis, lorsque les paiements sont crédités sur votre compte bancaire, vous déplacez l'argent du compte « Valeurs à l'encaissement » vers votre compte de banque.


Une seule transaction  (la plupart du temps utilisé aux États-Unis) : une fois que vous recevez le paiement par carte de crédit, vous l'enregistrez dans votre compte de banque, payé par carte de crédit, sans passer par le compte « Valeurs à l'encaissement ». Puis, lorsque vous traitez votre relevé bancaire, vous faites le rapprochement entre votre mouvement bancaire et le paiement, sans créer de transaction dédiée.

Nous recommandons la première approche car elle est plus précise (le solde de votre compte de banque est exact, car il ne comptabilise pas les paiments par cartes qui n'ont pas encore été encaissés). Les deux approches exigent le même effort.

Si vous utilisez le eCommerce et une passerelle de paiement automatisé, vous aurez seulement besoin de vous occuper du rapprochement bancaire, car la facture payée sera automatiquement enregistrée dans le bon journal. Vous utiliserez la deuxième approche.

Même si la première méthode est plus propre, Odoo supporte aussi la deuxième, car certains comptables sont habitués (les utilisateurs de QuickBooks et de Peachtree).

Valeurs à l'encaissement 

Des paiements par carte de crédit aux relevés bancaires 

La première façon de gérer des cartes de crédit est de créer un journal de carte de crédit. Ainsi, les cartes de crédit deviennent une méthode de paiement particulière et vous enregistrerez deux transactions.


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Dès que vous recevez un paiement client par carte de crédit, allez sur la facture correspondante et cliquez sur Enregistrer le règlement. Saisissez les informations sur le paiement :

  • Méthode de paiement  : Paiements CB

  • Memo  : saisissez la référence de la facture

 

 

La facture est marquée payée dès que vous enregistrez le paiement par carte de crédit.

Puis, quand vous disposerez des relevés bancaires, vous rapprocherez le mouvement avec celui qui se trouve dans le compte « CB à encaisser ».

 Si vous utilisez cette approche pour gérer les paiements par cartes de crédit, vous obtiendrez la liste des paiements par cartes de crédit qui n'ont pas été encaissés dans le compte « CB à encaisser » 

Option 2 : Une seule transaction 

Paiements par carte de crédit aux relevés bancaires 

Dès que vous recevez un paiement client par carte de crédit, allez sur la facture correspondante et cliquez sur Enregistrer le règlement. Saisissez les informations sur le paiement :

  • Méthode de paiement : la banque qui sera utilisée pour le dépôt

  • Mémo : saisissez le numéro de transaction de carte de crédit

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La facture est marquée payée dès que le paiement par carte de crédit a été enregistré. Lorsque vous recevrez les relevés bancaires, vous ferez le rapprochement entre le relevé et ce paiement effectif (techniquement : pointer ce paiement et le relier à la ligne de relevé).

Avec cette approche, vous obtiendrez la transaction suivante dans vos livres :

Astuce:
Vous pouvez également enregistrer le paiement directement sans passer par la facture du client, en utilisant le menu du haut Vente -> Paiements . Cette méthode peut être plus pratique si vous avez beaucoup de paiements par cartes de crédit à enregistrer d'un coup, mais vous devez rapprocher les pièces comptables par la suite (rapprocher les paiements des factures)

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Si vous utilisez cette approche pour gérer les paiements par cartes de crédit, vous pouvez utiliser le rapport « Rapport de rapprochement bancaire" pour vérifier quels paiements par cartes de crédit ont été reçus ou payés par la banque (ce rapport est disponible à partir du tableau de bord de la Comptabilité, par l'option "Plus" sur la carte de la banque concernée).

 

 

Être payé avec SEPA

 

Le Single Euro Payments Area, SEPA est une initiative de paiement pour l'intégration européenne de simplification des transferts bancaires libellés en EURO.SEPA. Le prélèvement automatique permet de retirer de l'argent de vos comptes avec votre approbation.

SEPA est soutenu par les banques des 28 États membres de l'UE, ainsi que par l'Islande, la Norvège, la Suisse, Andorre, Monaco et Saint-Marin.

Avec Odoo, vous pouvez enregistrer les mandats des clients, générer un fichier XML SDD contenant les paiements des clients et le télécharger dans votre interface bancaire. Le fichier est conforme aux spécifications SEPA Direct Debit PAIN.008.001.02. C'est une norme bien définie qui fait consensus parmi les banques.

 

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Mandats de prélèvement automatique (avec SEPA)

Avant de retirer de l'argent d'un compte bancaire client, votre client doit signer un mandat. Allez dans Comptabilité Ventes Mandats par pr é l è vement  et créez un nouveau mandat.

 

Une fois que vous avez saisi toutes les informations dans le mandat du client, vous pouvez l’imprimer et demander à votre client de le signer. Une fois que cela est fait, vous pouvez télécharger le mandat signé par votre client sur le mandat dans Odoo.
Vous pouvez maintenant valider le mandat.

Astuce :
Le prélèvement SEPA ne fonctionne qu'entre comptes bancaires IBAN

 

Factures clients

Créons une facture pour ce client.

Lorsque vous validez cette facture, le paiement sera automatiquement généré et votre facture sera directement marquée comme payée.

 

Astuce

SI vous avez déjà des factures pour ce client qui pourraient être payées en utilisant ce mandat, il est toujours possible de le faire . Allez sur la facture , cliquez sur enregistrer le paiement et choisissez le prélèvement Sepa comme méthode de paiement.


 

Générer des fichiers SSD

Vous pouvez générer le fichier SDD avec tous les paiements client à envoyer à votre banque directement à partir du tableau de bord de comptabilité:

 

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Vous sélectionnez les paiements dans la liste que vous souhaitez inclure dans votre fichier SDD, cliquez sur l'action et sélectionnez "Générer du XML de prélèvement automatique".

Vous pouvez maintenant télécharger le fichier XML généré par Odoo et le télécharger dans l'interface de votre banque. 

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Fermer ou révoquer un mandat

Le mandat de prélèvement automatique sera automatiquement fermé lorsque la date de fin définie sera atteinte. Cependant, vous pouvez fermer un mandat plus tôt que prévu. Pour ce faire, il vous suffit d'aller sur le mandat et de cliquer sur le bouton "Fermer". La date de fin du mandat sera mise à jour à la date du jour. Cela signifie que vous ne pourrez pas payer les factures dont la date de facturation est supérieure à cette date de fin. Attention, une fois qu'un mandat est fermé, il ne peut pas être rouvert.

Vous pouvez également révoquer un mandat. Dans ce cas, vous ne pourrez plus payer aucune facture en utilisant ce mandat, peu importe la date de facturation. Pour ce faire, il vous suffit de vous rendre sur le mandat et de cliquer sur le bouton "Révoquer".

 

Comment se faire payer et organiser le suivi des paiements clients 

Se faire payer et organiser les relances des clients est toujours une tâche difficile, mais il est essentiel pour la santé de l'entreprise de rester vigilant au sujet des créances impayées. Heureusement, Odoo fournit les bons outils pour le suivi des créances, l'automatisation des relevés clients, et la mesure de votre performance.

Suivi des paiements clients : un guide pas à pas

Nettoyage des paiements en suspens 

Si vous avez des transactions non lettrées dans votre compte de banque, vous devrez préalablement les traiter avant de commencer l'analyse de vos relevés clients. Cela garantit que vous avez enregistré tous les derniers paiements des clients avant d'envoyer des rappels à tous les clients avec des soldes impayés.

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Vérification de la balance Agée clients 

Après avoir lettré tous vos comptes de banque, vous pouvez alors générer une Balance Agée Client précise dans le menu Rapports. Ce rapport affiche tous les clients et leurs soldes impayés sur les factures ouvertes.

 

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Le rapport affiche cette information par périodes pour mieux dresser un tableau des soldes impayés que vos clients détiennent et depuis combien de temps ils les détiennent. Vous pouvez ainsi concentrer vos efforts sur les clients appropriés.

Vous pouvez alors sélectionner l'un des clients sur cette liste et Odoo ouvrira les détails de leurs factures sous la forme de Suivi des Créances Client, également connu sous le nom Relevé Client.

 

Depuis le relevé client, vous pouvez :

  • Modifier et personnaliser le message qui est envoyé au client

  • Envoyer un courriel de rappel au client

  • Envoyer une lettre imprimée au client

  • Envoyer des rappels imprimés automatisés en utilisant notre interface avec Docsaway

  • Zoomer sur les différentes factures ouvertes et sur les paiements

  • Retirer une facture ou un paiement du rapport (en cas de désaccord)

  • Enregistrer toutes les notes de rappel faites au client

  • Planifiez votre prochaine tâche pour suivre de près les paiements clients (par exemple rappeler dans les 15 jours si aucun paiement n'est effectué)

 

Envoi de relevés clients 

Envoyez vos rappels clients par lots par le menu Ventes Relev é clients .

Ici Odoo ouvrira toutes les relevés en attente de traitement, ce qui est déterminé par le dernier rappel qu'ils ont reçu. Vous pouvez choisir de les traiter un par un, en envoyant plusieurs lettres ou courriels par lots, ou définir une la prochaine date à laquelle ils seront contactés.

 Astuce:

Vous pouvez également préciser la date de paiement attendue directement sur chaque ligne de facture, définissant ainsi le prochain rappel au cas ou la facture n'aurait pas été payée.

Vous pouvez accéder au rapport de relevé client quotidiennement et Odoo affichera uniquement les clients que vous avez besoin de contacter chaque jour. Ceci est basé sur :

  • Les clients pour lesquels vous n'avez pas encore reçu de paiement

  • Les clients qui n'ont pas rappelés au cours des X derniers jours ("X" étant défini comme la date de retard de la facture après le premier rappel, puis comme la prochaine date d'action fixée à chaque rappel)

DMP: mesurez votre performance 

Le DMP (Délai Moyen de Paiement) est une mesure du nombre moyen de jours qu'une entreprise met à percevoir des revenus après qu'une vente a été faite. Le DMP est calculé en divisant le montant des comptes débiteurs au cours d'une période donnée par la valeur totale des ventes de crédit au cours de la même période, et en multipliant le résultat par le nombre de jours de la période mesurée.

Vous pouvez obtenir le DMP de votre entreprise dans le rapport Note de Synthèse (vérifier les ICP jours moyens débiteurs).

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Faire vos relances hebdomadaires 

Une fois que tout sera configuré, Odoo vous préparera automatiquement les lettres et les courriels de relances. Tout ce que vous avez à faire est d'aller à Ventes -> Relevé Clients dans l'application de Comptabilité.

 

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Exclure une facture des relances automatiques 

Pour voir toutes les factures impayées ou nécessitant une action,

allez à Ventes Relev é clients

 

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Exclure une facture spécifique pour une date précise  

Odoo peut exclure une facture des actions de relance pour une date spécifique en cliquant sur Enregistrer une note*, puis en choisissant l'une des options préréglées (une semainedeux semainesun moisdeux mois), ainsi Odoo calculera la date requise en fonction de la date actuelle.

 

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Une autre façon d'y parvenir est la suivante : cliquez sur la facture requise, puis choisissez Modifier la date de paiement prévue / la note, puis entrez une nouvelle date de paiement et/ou une nouvelle note.

 

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Exclure une facture spécifique définitivement 

Odoo peut exclure une facture pour un client spécifique en cliquant sur la case à cocher Exclue

 

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Comptes à payer 

Factures du vendeur 

Comment gérer les factures fournisseurs ?

L'application Achats vous permet de gérer vos commandes fournisseurs, la réception des produits, et les factures fournisseurs, tout cela de façon transparente et à un seul endroit.

Si vous voulez mettre en place un processus de contrôle des factures fournisseurs, la première chose que vous devez faire est d'avoir des données d'achat dans Odoo. Savoir ce qui a été acheté et réceptionné est la première étape vers la compréhension de vos processus de gestion des achats.

Voici le cheminement standard dans Odoo :

  1. Vous commencez avec une Demande de Prix (DP) à envoyer à vos fournisseur(s).

  2. Une fois que le vendeur a accepté la Demande de Prix, confirmez-la en Bon de Commande (BC).

  3. La confirmation du BC génère une Expédition si vous avez acheté des produits stockables.

  4. Lors de la réception d'une Facture Fournisseur, validez-la avec les produits reçus à l'étape précédente pour en vérifier l'exactitude.

Ce processus peut être réalisé par trois personnes différentes au sein de l'entreprise, ou une seule.

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Création d'articles 

Dans Odoo, la création d'articles est essentielle pour pouvoir effectuer des achats de façon rapide et efficace. Allez dans le sous-menu Articles de l'application Achats, et cliquez sur Créer.

 

Lors de la création du produit, prêtez attention au champ Type d'article, car il est important:

  • Les articles définis comme Article stockable et Consommable vous permettront de suivre leurs niveaux de stocks. Ces options sous-entendent une gestion des stocks et permettront la réception de ces types d'articles.

  • A l'inverse, les articles qui sont mis en Service n'impliquent pas la gestion des stocks, tout simplement en raison du fait qu'il n'y a pas d'inventaire à gérer. Vous ne serez pas en mesure de réceptionner des articles sous cette désignation.

 

Gestion de vos factures fournisseurs

Achat de marchandises ou de services

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Depuis l'application Achats, vous pouvez créer un bon de commande avec autant d'articles que vous le désirez. Si le fournisseur vous envoie une confirmation ou un devis pour une commande, vous pouvez enregistrer le numéro de commande dans le champ Référence Fournisseur. Cela vous permettra de faciliter le rapprochement ultérieur du bon de commande avec la facture fournisseur (car la facture fournisseur contiendra probablement la référence fournisseur)

 Valider la commande et de réceptionner les articles avec l'application Inventaire.

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Réception des produits 

Si vous avez acheté des articles stockables que vous gérez en inventaire, vous aurez besoin de réceptionner les articles dans l'application Inventaire après avoir confirmé la commande d'achat. Dans le Tableau de bord de l'inventaire, vous trouverez un bouton vous reliant directement au transfert des articles. Ce bouton est entouré en rouge dans l'illustration ci-dessous :

 

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Cliquer sur ce bouton vous amènera à une liste de toutes les commandes en attente de réception.

 

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Si vous avez beaucoup de commandes en attente, appliquer un filtre en utilisant la barre de recherche en haut à droite. Avec cette barre de recherche, vous pouvez filtrer en fonction du fournisseur (partenaire), de l'article ou du document source, c'est à dire la référence de votre commande d'achat. Vous avez également la possibilité de regrouper les commandes selon différents critères avec la fonctionnalité Grouper Par. La sélection d'un élément de cette liste va ouvrir l'écran suivant où vous effectuerez alors la réception des produits.

 L'achat d'articles de type service ne déclenche pas de bon de livraison.

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Gestion des factures fournisseurs

Lorsque vous recevez une facture fournisseur d'un achat précédent, assurez-vous de l'enregistrer dans l'application Achats par le menu Contrôle. Vous devez créer une nouvelle facture fournisseur, même si vous avez déjà enregistré un bon de commande.

 

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La première chose que vous devez faire lors de la création d'une facture est de sélectionner le fournisseur concerné, car cela va ainsi récupérer toutes les informations de comptabilité ou de listes de prix qui lui sont associées. De là, vous pouvez choisir de spécifier un ou plusieurs bons de commande pour remplir la facture. Lorsque vous sélectionnez une bon de commande à partir de la liste, Odoo va récupérer tous les articles non facturés associés à cette commande et va remplir automatiquement les informations comme ci-dessous. Si vous avez des difficultés à trouver la facture du fournisseur concerné, vous pouvez effectuer une recherche dans la liste en saisissant la référence du fournisseur ou votre numéro interne de commande.

Tant que la facture est à l'état brouillon, vous pouvez faire toutes les modifications que vous voulez (par ex. supprimer ou ajouter des lignes d'articles, modifier les quantités et les prix).

Note : 

Votre fournisseur peut vous envoyer plusieurs factures pour le même bon de commande si:


1-Votre fournisseur est en reliquats et vous envoie les factures lorsqu'il expédie les articles.

2-Votre fournisseur vous envoie une facture partielle ou vous demande un acompte


Chaque fois que vous enregistrez une nouvelle facture fournisseur, Odoo remplit automatiquement les quantités en fonction de ce qui a été réceptionné. Si cette valeur affiche un zéro, cela signifie que vous n'avez pas encore reçu cet article et sert simplement à vous rappeler que l'article n'est pas en stock et que vous devriez vous renseigner davantage à ce sujet. A tout moment, avant de valider la facture fournisseur, vous pouvez modifier cette quantité qui est à zéro.

Rapprochement de facture fournisseur 

Que faire si votre fournisseur ne correspond pas à ce que vous avez reçu

Si la facture que vous recevez du fournisseur a des quantités différentes de celles qu'Odoo a remplies automatiquement, cela peut être dû à plusieurs raisons :

  • le fournisseur vous a facturé des articles et/ou des services que vous n'avez pas commandés,

  • le vendeur vous a facturé des articles que vous n'avez pas encore reçus, alors que le contrôle de facturation est basé sur les quantités commandées et reçues,

  • ou le vendeur ne vous a pas facturé des articles déjà achetés.

Dans ces situations, il est recommandé de vérifier que la facture, et toute commande associées au vendeur, sont exactes, et que vous comprenez ce que vous avez commandé et ce que vous avez déjà réceptionné.

Si vous ne parvenez pas à trouver un commande relié à une facture fournisseur, cela peut être dû à l'une des raisons suivantes :

  • le fournisseur vous a déjà facturé pour cette commande, donc elle ne va apparaître nulle part dans la sélection,

  • quelqu'un dans votre entreprise a oublié d'enregistrer une commande pour ce fournisseur,

  • ou le fournisseur vous facture quelque chose que vous n'avez pas commandé.

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Comment les quantités d'articles sont gérées 

Par défaut, les services sont gérés en fonction des quantités commandées, alors que les articles stockables et les consommables sont gérés en fonction des quantités reçues.

Si vous avez besoin de gérer les articles en fonction des quantités commandées plutôt que reçues, vous devez appartenir au groupe Responsable (des achats). Demandez à votre administrateur système de vous accorder ces accès par Configuration Utilisateurs Utilisateurs Droits d'acc è s . Une fois que vous appartenez à ce groupe, sélectionnez l'article que vous souhaitez modifier, et vous devriez voir un nouveau champ, nommé Contrôle des factures d'achat.

 

Vous pouvez alors modifier la méthode de gestion par défaut pour l'article sélectionné, qui pour être basée sur :

  • Quantités commandées

  • ou Quantités reçues

 

Facture par lots 

Lors de la création d'une facture fournisseur et après avoir sélectionné la commande concernée, vous pouvez continuer à sélectionner des bons de commande supplémentaires et Odoo va ajouter les lignes supplémentaires à partir de ces bons de commande .. Si vous n'avez pas supprimé les lignes précédentes du premier bon de commande, la facture sera liée à tous les bons de commande sélectionnés.

 

Paiements aux vendeurs 

Enregistrez vos paiements 

Vous pouvez enregistrer un paiement qui n'est pas lié à une facture fournisseur. Pour ce faire, utilisez le menu du haut Achats -> Paiements. Enregistrez votre paiement et sélectionnez une méthode de paiement par Sepa Credit Transfer.

Pour les paiements futurs à ce fournisseur, Odoo vous proposera automatiquement le compte bancaire, mais vous serez en mesure d'en sélectionner un autre ou d'en créer un nouveau.

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Si vous payez une facture fournisseur spécifique, saisissez la référence de la facture dans le champ mémo.

Une fois que votre paiement est enregistré, n'oubliez pas de le confirmer. Vous pouvez également payer les factures fournisseurs directement depuis la facture à l'aide du bouton Enregistrer le paiement en haut d'une facture fournisseur. Le formulaire est le même, mais le paiement est directement lié à la facture et sera automatiquement rapprochée avec elle.

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Générer les fichiers SEPA

À partir du tableau de bord de votre Comptabilité, vous devriez voir s'il y a des fichiers SEPA à générer pour chaque compte bancaire.

 

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Cliquez sur le lien pour vérifier tous les paiements qui sont prêts à ête transférés par SEPA. Ensuite, sélectionnez tous les paiements que vous souhaitez envoyer (ou cochez la case en haut pour sélectionner tous les paiements à la fois) et cliquez sur Plus -> Télécharger les paiements SEPA.

 

Dépannage

Le banque refuse mon fichier SEPA

Demandez à votre banque si elle accepte PAIN.001.001.03 SEPA Credit Transfers. Si elle ne l'accepte pas, ou ne ne vous donne pas d'explication convaincante, transmettez le message d'erreur à votre partenaire Odoo.

Il n'y a pas de Bank Identifier Code enregistré pour le compte bancaire ...

Pour envoyer un paiement SEPA, le destinataire doit être identifié par un code IBAN et un code BIC valides. Si ce message apparaît, vous avez probablement enregistré un code IBAN pour le partenaire que vous payez, mais oublié de remplir le champ BIC.

Payer par chèques

Quand vous décidez de payer une facture fournisseur, vous pouvez choisir de payer par chèque. Ainsi, à la fin de la journée, le responsable peut imprimer tous les chèques par lot. Enfin, le processus de rapprochement bancaire fera correspondre les chèques que vous avez envoyés aux fournisseurs avec les relevés bancaires réels.

 

Payer un fournisseur par chèque

Le paiement d'un fournisseur par chèque se fait en trois étapes :

  1. l'enregistrement du paiement que vous souhaitez faire sur la facture

  2. L'impression des chèques par lots pour tous les paiements enregistrés

  3. rapprochement bancaire

 

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Enregistrer un paiement par chèque


Pour enregistrer un paiement sur une facture, ouvrez une facture fournisseur dans le menu Achats B Factures fournisseurs. Une fois la facture du fournisseur validée, vous pouvez enregistrer un paiement. Définissez 

le mode de paiement sur Vérifier et valider la boîte de dialogue de paiement..

 

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Imprimer des chèques 

Dans le tableau de bord de Comptabilité, sur votre compte bancaire, vous devriez voir un lien "X chèques à imprimer". Cliquez sur ce lien et vous obtiendrez la liste de tous les chèques qui ne sont pas encore imprimés. Depuis cet écran, vous pouvez imprimer tous les chèques d'un coup ou les examiner un par un.

Si vous voulez vérifier chaque paiement un par un avant d'imprimer le chèque, ouvrez le paiement et cliquez sur Imprimer le chèque si vous l'acceptez. Une boîte de dialogue vous demandera le numéro du chèque. Il vous propose automatiquement le numéro suivant, mais vous pouvez le changer s'il ne correspond pas à votre prochain numéro de chèque.

Pour imprimer tous les chèques d'un coup, sélectionnez tous les paiements de la liste et sélectionnez ensuite Imprimer --> Chèques dans le menu "Imprimer" en haut.

 

Rapprochement bancaire 

Une fois que vous avez traité votre relevé bancaire, lorsque le chèque est crédité de votre compte bancaire, Odoo vous proposera automatiquement de le faire correspondre au paiement. Cela marquera le paiement comme étant réconcilié.

 

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Tout payer par chèque 

Vous pouvez enregistrer un paiement qui n'est pas lié à une facture fournisseur. Pour ce faire, utilisez le menu du haut Achats Paiements . Enregistrez votre paiement et sélectionnez une méthode de paiement par chèque.

Si vous payez une facture fournisseur spécifique, saisissez la référence de la facture dans le champ Mémo.

 Une fois que votre paiement par chèque est enregistré, n'oubliez pas de le Confirmer. Une fois confirmé, vous pouvez utiliser Imprimer chèque directement 

Payez plusieurs factures fournisseurs en un seul paiement 

Enregistrer plusieurs paiements 

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Dans l'exemple suivant, nous allons générer quelques factures. Vous pouvez contrôler l'ensemble du processus sur votre tableau de bord de Comptabilité (premier écran que vous obtenez lorsque vous ouvrez l'application de Comptabilité).

 

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Pour créer une facture, ouvrez le menu du tableau de bord et cliquez sur Factures fournisseur. Dans la fenêtre des factures fournisseur, cliquez sur Créer. 

Choisissez le fournisseur auquel vous souhaitez acheter l'article, puis cliquez sur Ajouter un élément pour ajouter un (ou plusieurs) article(s). Cliquez sur Enregistrer et Valider.

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Payer les factures fournisseurs, l'une après l'autre

 

 

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Nous allons maintenant enregistrer un paiement pour une facture seulement. Ouvrez la facture, puis cliquez sur Payer. Sélectionnez la Méthode de paiement, la Date et le Montant, et cliquez sur Enregistrer le règlement.

Une fois que vous avez validé le paiement, le système rapprochera automatiquement le paiement avec la facture, et marquera la facture Payée. Le système génèrera également un mouvement à partir du compte de paiement et le rapprochera avec la transaction d'achat


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Payer plusieurs factures d'un coup 

Afin d'illustrer le processus précisément, créez au moins 2 autres factures suivants le guide ci-dessus. Assurez-vous que toutes les factures proviennent du même fournisseur.

 

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Dans les Factures fournisseurs, sélectionnez les nouveaux factures que vous venez de créer en cochant la case à côté de chacune d'elles. Dans le menu Autres options situé en haut et au milieu de la page, cliquez sur Enregistrer le règlement.

 

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Enregistrer le paiement , rapprocher par la suite 

Vous pouvez également rapprocher un paiement avec des factures après que le paiement ait été enregistré.

Tout d'abord, nous devons créer un paiement

Ceci se fait par Tableau de bord Banque Plus Envoyer de l'argent

 

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Création un ordre de paiement avec la méthode de paiement par chèque. Sélection du fournisseur concerné et saisie du montant qui reste à payer. Après saisie de tous les détails, nous vous confirmerons l'ordre de paiement qui va générer la transaction de paiement avec le système.

 


Comme vous pouvez le voir, l'état de paiement de factures montre ce qui est comptabilisé et ce qui reste à rapprocher.

Après avoir reçu un relevé bancaire de la banque avec des détails de paiement, vous pouvez rapprocher la transaction à partir du tableau de bord. Le montant de la transaction sera automatiquement récupéré.

 

Paiements partiels de plusieurs factures fournisseurs

Comment payer plusieurs factures fournisseurs à la fois si elles ont des escomptes de caisse ? 

Vous avez déjà appris diverses façons de payer des factures, mais qu'en est-il du paiement partiel ? Prenons un autre exemple où nous allons faire un paiement partiel pour plusieurs factures.

 

Nous créons plusieurs factures et les payons partiellement par des relevés bancaires.

Nous ajoutons des conditions de règlement qui permettent des escomptes de caisse où le vendeur nous offre une réduction pour paiement anticipé.

 

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Nous créons les factures suivantes en utilisant les conditions de règlement ci-dessus.

 

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Nous avons créé les factures suivantes :

 

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Nous allons payer les factures en créant un relevé bancaire où nous ajusterons l'escompte que notre fournisseur consent en vertu des conditions de règlement.

 

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Avant de rapprocher ce relevé bancaire, nous devons créer un modèle de relevé d'escompte de caisse

 

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Divers 

Prévision des factures à payer avec la balance Agée fournisseurs 

Lorsque vous avez des centaines de factures fournisseurs par mois avec pour chacune d'elles des conditions de paiement différentes, il peut être complexe de suivre ce que vous avez à payer et quand vous devez payer. Payer vos fournisseurs trop tôt peut diminuer votre trésorerie, et payert trop tard peut entraîner des frais supplémentaires.

Heureusement, Odoo vous fournit les bons outils pour gérer les paiement fournisseurs efficacement.

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 Prévision des factures à payer avec la balance Agée fournisseurs 

Afin de suivre les montants à payer aux fournisseurs, utilisez le rapport Balance agée des fournisseurs. Vous pouvez y accéder à partir du menu Rapport de l'application de Comptabilité. Ce rapport vous donne un résumé par fournisseur des montants à payer, au regard des dates d'échéances (la date d'échéance étant calculée sur chaque facture en utilisant les conditions de règlement).

 

Ce rapport vous indique combien vous aurez à payer dans les prochains mois.

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Sélectionner des factures à payer 

En utilisant le menu Achats Factures fournisseur , vous pouvez obtenir une liste des factures fournisseurs. En utilisant les filtres avancés, vous pouvez lister toutes les factures que vous devez payer ou les factures qui sont en retard (vous êtes en retard sur le paiement).

 

Depuis cet écran, vous pouvez également passer au tableau croisé dynamique ou à la vue graphique pour obtenir des statistiques sur le montant dû au cours du mois suivant, en utilisant la fonction grouper par "Date d'échéance". 

Garder une trace des dépenses des employés

Les frais de personnel sont des frais engagés pour le compte de la société. La société rembourse ensuite ces frais à l'employé.Les reçus les plus fréquemment rencontrés sont les suivants :

·       Des déplacements en voiture personnelle, remboursés par unité de distance (mile ou kilomètre),

·       Des frais de séjour, remboursés sur la base des factures,

·       d'autres achats, tels que la papeterie et les livres, destinés à l'entreprise, mais payés par l'employé. 

Processus de suivi des dépenses

Enregistrer une nouvelle dépense

Chaque employé de la société peut enregistrer ses dépenses à partir de Notes de frais Mes notes de frais . Le processus pour saisir ses dépenses personnelles fonctionne de cette façon :

  1. un employé enregistre une dépense, et la soumet au gestionnaire

  2. le gestionnaire accepte ou refuse la dépense

  3. le comptable enregistre les pièces

  4. la compagnie rembourse la dépense à l'employé (l'employé est comme un fournisseur, avec un compte de charge)

  5. si la dépense est liée à un compte analytique, l'entreprise peut refacturer au client

Pour chaque dépense, l'employé doit enregistrer au moins :

  • une description : qui doit inclure la référence du billet ou de la facture

  • un article : le type de dépense

  • un prix (par ex. pour un hôtel) ou une quantité (par ex. des kms de trajet avec une voiture personnelle)

 

Selon la politique de l'entreprise, il peut devoir joindre une copie de la dépense. Pour ce faire, écrivez juste un message en bas de la note de frais avec le scan de la facture ou du ticket en pièce jointe.

 

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Si la dépense est liée à un projet client, n'oubliez pas de l'affecter à un compte analytique, lié au projet ou à la commande client (vous devrez activer l'option Compte analytique dans la configuration de la Comptabilité pour accéder à cette fonctionnalité).

Une fois que la note de frais est entièrement enregistrée, l'employé doit cliquer sur le bouton Soumettre au responsable. Dans certaines entreprises, les employés doivent soumettre leurs dépenses regroupées à la fin du mois, ou à la fin d'un voyage d'affaires.

Un employé peut soumettre toutes ses dépenses en une fois, en utilisant l'option « Soumettre les notes de frais » du menu « Action » de la vue en liste des notes de frais, ou les petites icônes « √ » dans la vue en liste.

 

Processus

Validation par le gestionnaire

Le gestionnaire peut: discuter, refuser ou approuver les note de frais

Contrôle par le comptable

Ensuite, toutes les notes de frais qui ont été validées par le gestionnaires doivent être enregistrées par le comptable

Re-facturer les notes de frais aux clients

Si la note de frais est affectée à un compte analytique lié à une commande, la commande aura une nouvelle ligne liée à la note de frais. 

Rembourser l'employé

Si la note de frais a été payée par l'employé, l'entreprise doit rembourser l'employé. 

Les notes de frais qui ne sont pas re-facturées aux clients: 

Si certaines notes de frais ne doivent pas être re-facturées aux clients, vous avez deux options :
1-Si la décision de facturer ou non est liées à l'article, changer la politique de facturation sur le produit : 

  • Frais de re-facturation : re-facturer le client

  • Quantités commandées : ne pas re-facturer le client 

2-Si vous  devez faire une exception pour une facture qui ne devrait pas être facturée au client, ne définissez pas le compte analytique associé à cette facture.

Banque et Trésorerie 

Importation de fichiers OFX

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 Importer des fichiers OFX

Après avoir importé votre premier fichier, le tableau de bord de la comptabilité d'Odoo vous proposera automatiquement d'importer d'autres fichiers pour votre banque. Pour la prochaine importation, il ne sera plus nécessaire d'accéder au menu Plus, vous pourrez directement cliquer sur le lien Importer un relevé.


Chaque fois que vous obtenez un relevé relatif à un nouveau client / fournisseur, Odoo vous demandera de choisir le bon contact pour rapprocher la transaction. Odoo apprend de cette opération et complètera automatiquement les prochains versements que vous obtenez ou faites pour ces contacts. Cela permettra d'accélérer le processus de rapprochement. 

Importation des fichiers de relevés QIF
Quicken Interchange Format (QIF) est un format ouvert pour la lecture et l'écriture de données financières dans des médias (par ex. des fichiers). Bien qu'il soit encore largement utilisé, c'est un format plus ancien que Open Financial Exchange (OFX) et vous devriez plutôt utiliser le format OFX si vous avez la possibilité d'exporter vers les deux formats de fichiers.

Avec Odoo, vous pouvez télécharger un fichier QIF depuis votre banque ou depuis votre logiciel comptable et l'importer directement dans Odoo. Ceci créera tous les relevés bancaires.. 

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Importer les fichiers QIF

Après avoir importé votre premier fichier, le tableau de bord de la comptabilité d'Odoo vous proposera automatiquement d'importer d'autres fichiers pour votre banque. Pour la prochaine importation, il ne sera plus nécessaire d'accéder au menu Plus, vous pourrez directement cliquer sur le lien Importer un relevé.

 

Chaque fois que vous obtenez un relevé relatif à un nouveau client / fournisseur, Odoo vous demandera de choisir le bon contact pour rapprocher la transaction. Odoo apprend de cette opération et complètera automatiquement les prochains versements que vous obtenez ou faites pour ces contacts. Cela permettra d'accélérer le processus de rapprochement.

Enregistrer vos relevés bancaires manuellement

Vue d'ensemble 

Avec Odoo, vous pouvez importer vos extraits de compte, synchroniser avec votre banque, mais aussi enregistrer vos extraits de compte manuellement.

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Créez vos relevés bancaires 

Dans le Tableau de Bord, cliquez sur le bouton Nouveau relevé du journal bancaire. Si des rapprochements doivent être faits, le lien Nouveau Relevé sera situé au-dessous.

 

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Il suffit de remplir les champs selon les informations écrites sur votre relevé bancaire. Le champ référence peut être rempli manuellement ou vous pouvez le laisser vide. Nous vous recommandons de remplir le champ partenaire afin de faciliter le processus de rapprochement.

La différence entre le solde de départ et le solde de clôture doit être égale au solde calculé.

 

Quand vous avez fini, cliquez sur Enregistrer.

Réconciliez vos relevés bancaire. Vous pouvez choisir de rapprocher directement le relevé en cliquant sue le bouton Rapprocher , ou aussi démarrer le processus de rapprochement à partir du tableau de bord en cliquant sur  Rapprocher # Elements .

 

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Cliquer sur Valider pour rapprocher votre relevé bancaire. Si un partenaire est manquant, Odoo vous demandera de sélectionner un partenaire.

 

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Pour fermer le relevé bancaire, cliquez simplement sur Valider.

 

Des chèques reçus à la banque

Réceptionner des chèques client 

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Lorsque vous enregistrez vos chèques reçus, enregistrez-les sur le compte bancaire sur lequel vous prévoyez de les déposer. Une fois que vous sélectionnez le compte bancaire (ou le journal de chèques si est configuré Odoo de cette façon), Odoo vous propose d'utiliser un dépôt par lot. Sélectionnez cette option si vous envisagez de déposer les chèques à votre banque.

 Dans le champ mémo, vous pouvez définir la référence du chèque.

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Préparer un dépôt par lot

Depuis l'application de Comptabilité, allez dans le menu Ventes Bordereau de d é p ô t , et créer un nouveau Bordereau de dépôt.

 

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 Sélectionnez la banque, puis sélectionnez les paiements (chèques) que vous souhaitez ajouter à ce dépôt. Par défaut, Odoo vous propose tous les chèques qui n'ont pas encore été déposés. De cette façon, vous pouvez vérifier que vous n'oubliez pas ou que vous avez perdu un chèque

 Vous pouvez ensuite imprimer le bordereau de dépôt, qui sera très utile pour préparer celui que la banque requière habituellement.

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Rapprocher le dépôt avec le relevé de banque 

Lorsque vous effectuerez le rapprochement du relevé bancaire, vous verrez le numéro de bordereau de dépôt référencé dans le relevé. Lorsque le processus de rapprochement sera lancé, l'utilisateur sera en mesure de choisir le bordereau de dépôt qui correspond à la ligne de relevé bancaire.

 

Dépannage

 

Je ne vois pas le lien "Sélectionner un bordereau de dépôt " sur les relevés bancaires

Si vous ne voyez pas le lien "Sélectionner le bordereau de dépôt" dans votre relevé bancaire, il peut y avoir deux explications :

  • Après avoir installé la fonctionnalité "Bordereau de dépôt", vous devez recharger la page afin que le navigateur soit au courant de cette nouvelle fonctionnalité. Cliquez sur le bouton d'actualisation de votre navigateur.

  • Vous n'avez pas créé de bordereau de dépôt pour ce compte bancaire.

 

Je ne vois pas le lien "Sélectionner un bordereau de dépôt " sur les relevés bancaires

Si vous ne voyez pas le lien "Sélectionner le bordereau de dépôt" dans votre relevé bancaire, il peut y avoir deux explications :

  • Après avoir installé la fonctionnalité "Bordereau de dépôt", vous devez recharger la page afin que le navigateur soit au courant de cette nouvelle fonctionnalité. Cliquez sur le bouton d'actualisation de votre navigateur.

  • Vous n'avez pas créé de bordereau de dépôt pour ce compte bancaire.

 

Comment faire un virement bancaire d'une banque à une autre?

Une entreprise peut avoir plusieurs comptes bancaires ou plusieurs caisses enregistreuses. Dans Odoo il est possible de gérer les transferts internes d'argent en seulement quelques clics.

Prenons l'exemple suivant pour illustrer. Mon entreprise a deux comptes bancaires et je veux transférer 50.000 euros d'un compte bancaire à l'autre.

 

Enregistrez un transfert interne 

d'une banque à une autre 

Nous allons maintenant transférer 50.000 euros de notre compte bancaire Bank vers notre compte bancaire Bank BE57 0633 9533 1498.

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Enregistrer  un transfert interne 

La première étape consiste à enregistrer le paiement interne. Pour ce faire, allez dans votre tableau de bord de comptabilité. cliquez sur le bouton Plus de l'une de vos banques et sélectionnez Transfert interne.

 

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Créez un nouveau paiement. Le Type de paiement sera automatiquement réglé sur Transfert interne. Sélectionnez la Banque vers laquelle vous souhaitez réaliser le transfert, spécifiez le ** Montant ** et ajoutez un Mémo si vous le souhaitez.

 Enregistrer et confirmer les modifications pour enregistrer le paiement.

D'un point de vue comptable l'argent est maintenant comptabilisé sur le compte de transfert. Nous aurons besoin d'importer des relevés bancaires pour comptabiliser l'argent sur le compte définitif.

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Importer les relevés bancaires et les rapprocher 

Notez que le solde bancaire calculé par Odoo est différent de celui du dernier relevé de votre banque.

 

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C'est parce que vous n'avez pas importé les relevés bancaires confirmant le départ et l'arrivée de l'argent. Il est donc nécessaire d'importer vos relevés bancaires et de rapprocher les paiements avec les lignes de relevés bancaires correspondantes. Une fois que vous recevez vos relevés bancaires cliquez sur le bouton nouveau relevé des banques correspondantes pour les importer.

 

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Remplissez vos lignes de Transactions. Une fois terminé, Odoo affichera une Balance Calculée. Cette balance calculée est la balance finale théorique de votre compte bancaire. Si elle correspond à votre relevé bancaire, cela signifie qu'aucune erreur n'a été faite. Remplissez le champ Solde Final et cliquez sur le bouton Rapprocher.

 

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La fenêtre suivante va s'ouvrir :

 

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Vous devez choisir des contreparties pour le paiement. Sélectionnez la ligne de relevé bancaire correspondant au paiement et cliquez sur le bouton Rapprocher. Fermez le relevé pour terminer la transaction.

 

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Les mêmes étapes devront être répétées une fois que vous recevez votre deuxième relevé bancaire. Notez que si vous spécifiez la quantité correcte, et la même note à la fois relevé bancaire et de transaction de paiement, alors le rapprochement se fera automatiquement.

 

Rapprochement bancaire 

Des cas d'utilisation dans le processus de rapprochement bancaire 

Vue d'ensemble

Rapprocher vos relevés bancaires avec votre comptabilité peut générer beaucoup de travail. Vous devez trouver les factures et les paiements concernés, et tout ce travail administratif peut demander beaucoup de temps. Heureusement, avec Odoo vous pouvez très facilement lier vos factures ou tout autre paiement avec vos relevés bancaires.

Deux méthodes de rapprochement existent dans Odoo.

  1. Vous pouvez directement enregistrer un paiement sur les factures

  2. Vous pouvez rapprocher des factures ouvertes avec des relevés bancaires

Cas d'utilisation 

Nous avons reçu la preuve de paiement de notre facture de 2100 euros émise à Smith & Co.

Nous commençons par notre facture émise de 2100 euros pour Smith & Co. Comme le produit vendu est un service nous exigeons un paiement immédiat. Notre comptable ne traite les relevés bancaires qu'à la fin de la semaine, donc nous devons marquer la facture payée afin que nous puissions nous rappeler que nous pouvons démarrer le service avec nos clients.

Enregistrement de paiements 

Notre client nous envoie une confirmation de paiement. Nous pouvons donc enregistrer un paiement et marquer la facture payée.

 

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En cliquant sur Enregistrer le paiement, nous disons à Odoo que notre client a payé la facture. Il faut donc préciser le montant et le mode de paiement.

 

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  Nous pouvons toujours trouver le paiement à partir de la facture en cliquant sur le lien Info Paiement en cours.

La facture a été payée et le lettrage a été fait automatiquement.  

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Cas 2 : rapprochement des relevés bancaires 

Nous commençons par notre facture émise de 3000 euros pour Smith & Co. Supposons aussi que d'autres factures sont ouvertes pour différents clients.

 

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Nous recevons notre relevé bancaire et non seulement la facture de Smith & Co a été payée, mais aussi l'une de celles de Buzz, de 92 euros.

Importer ou Créer les relevés bancaires. Référez-vous à la documentation de la section Flux bancaires .

 

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Sur le tableau de bord, cliquezsur Rapprocher # Elements.

 Si tout est correct (nom du partenaire correct, montant correct) Odoo fera les rapprochements automatiquement.

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Si certains problèmes sont détectés, vous devrez effectuer des actions manuelles.

Par exemple, si le partenaire est absent de votre relevé bancaire, il suffit de le remplir :

 

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Si le paiement est effectué avec un acompte, il suffit de vérifier qu'il est correct et valider tous les paiements liés :

 

Analytique

Cas d'utilisation de comptes analytiques

Cas 1 : Société industrielle: analyse des coûts

Dans l'industrie, vous trouverez souvent des plans de comptes analytiques structurés en services et en articles de l'entreprise.

L'objectif est d'examiner les coûts, les ventes et les marges par service / ressource et par article. Le premier niveau de la structure comprend les différents services, et les niveaux inférieurs représentent les gammes d'articles que la société fabrique et vend.

 

Représentation analytique 

La représentation analytique par service vous permet d'enquêter sur les coûts attribués à chaque service de l'entreprise. Le plan de comptes analytique montre la répartition des coûts de l'entreprise en utilisant l'exemple ci-dessus:

 

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Exemple 

Dans cet exemple d'une structure hiérarchique dans Odoo, vous pouvez analyser non seulement les coûts de chaque gamme de produits, mais aussi les coûts de l'ensemble de la production. Un rapport relatif à la fois aux comptes généraux et aux comptes analytiques vous permet d'obtenir une ventilation des coûts au sein d'un service donné.

 

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Cas 2 : Cabinet d'avocats: coût des ressources humaines

Les cabinets d'avocats adoptent généralement la gestion par affaire, où chaque affaire représente un dossier client en cours. Toutes les dépenses et les revenus sont alors affectés à un dossier, c'est à dire à un compte analytique donné.
Une préoccupation principale des cabinets d'avocats est la facturation des heures travaillées, et la rentabilité par affaire et par employé.

Les mécanismes utilisés pour enregistrées les heures travaillées seront traitées en détail dans la documentation sur les feuilles de temps. Comme la plupart des processus du système, les heures travaillées sont intégrées dans la comptabilité analytique. Dans la fiche de l'employé, préciser le coût de l'employé. Le tarif horaire est une fonction du coût de l'employé.

Donc, un cabinet d'avocats va opter pour une représentation analytique qui reflète la gestion du temps que les employés passent sur les différentes affaires des clients.

 

Cas 3 : Société de services informatiques: analyse de performance

La plupart des sociétés de services informatiques sont confrontées aux problèmes suivants :

  • planification de projet,

  • la facturation, la rentabilité et le suivi financier des projets,

  • la gestion des contrats de maintenance.

Pour faire face à ces problèmes, vous devez utiliser un plan de comptes analytiques structurés par projet et par commande.

La gestion des services, des dépenses et des ventes est similaire à celle présentée ci-dessus pour les avocats. La facturation et l'étude de la rentabilité sont également similaires.

Mais maintenant, regardons les contrats de support. Ces contrats sont généralement limités à un certain nombre d'heures prépayées. Chaque intervention enregistrée dans les comptes analytiques montre les heures restantes de support. Pour gérer les contrats de support, vous devez créer un article configuré pour facturer à la commande et relier le bon de commande à un compte analytique.

Dans Odoo, chaque ligne analytique répertorie le nombre d'unités vendues ou utilisées, ainsi que ce que vous trouver habituellement là - le montant en unités monétaires (USD ou EUR, ou tout autre choix que vous faites). Ainsi, vous pouvez additionner les quantités vendues et utilisées sur chaque commande pour déterminer s'il reste des heures dans le contrat de support .

 

Comment suivre les coûts des ressources humaines avec des feuilles de temps ? 

Une ressource humaine a bien sûr un coût. Il est intéressant de savoir combien un contrat particulier coûte à l'entreprise en terme de ressources humaines par rapport aux montants facturés.

Nous prendrons l'exemple suivant : Nos deux employés Harry Potter et Cedric Digory travaillent tous les deux sur un Projet de conseils pour notre client Smith & Co. Harry est payé 18 € / h et le salaire de Cedric est de 12 € / h. Nous aimerions suivre leurs coûts horaires au sein de l'application de comptabilité, et les comparer avec les recettes du service de conseil.

 

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Créer un employé 

Afin de vérifier le revenu d'un employé, vous devez en avoir un. Pour créer un employé, entrez dans l'application Employé. Sélectionnez Employés et créez un nouvel employé, renseignez le nom et les informations de base.

Sur le formulaire de l'employé entrez dans l'onglet Paramètres RH. Ici, vous êtes en mesure de préciser le Coût horaire (de la feuille de temps...) de votre employé. Dans notre exemple, Harry a un coût de 18 euros / heure. Nous allons donc saisir 18 dans ce champ.

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Émettre une commande client 

Nous avons créé deux employés appelés Harry Potter et Cedric Diggory dans l'application Employés. Tous les deux vont travailler sur un contrat de conseil pour notre client Smith & Co où ils pointeront leurs heures sur une feuille de temps.

Nous avons donc besoin de créer une commande avec un article de type service facturé en frais de facturation et suivi par des feuilles de temps avec des heures comme unité de mesure.

 

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Remplir une feuille de temps 

En tant qu'employé lié à un utilisateur, Harry peut entrer dans l'application Feuilles de temps et enregistrer ses feuilles de temps pour le contrat. Connecté à Odoo avec le compte de Harry, entrons dans l'application Feuilles de temps et saisissons une ligne détaillée pointant sur le Compte Analytique discuté ci-dessus.

Harry a travaillé trois heures sur une analyse SWOT pour Smith & Co.

 

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En attendant, Cédric a discuté des besoins d'affaires avec le client pendant 1 heure et l'a également enregistré dans sa feuille de temps personnelle, pointant sur le même Compte Analytique.

Dans le Bon de Commande nous remarquons que les quantités d'heures livrées/prestées est automatiquement calculé (voir image ci-dessous).

 

 Compte analytique

Grâce aux comptes analytiques, nous pouvons avoir une vue d'ensemble du coût des ressources humaines et des revenus. Tous les revenus et les coûts de ces transactions ont été enregistrés dans le compte SO002-Smith & Co.

Nous pouvons utiliser deux méthodes pour analyser la situation.

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Sans filtres

Si nous avons pointé tous nos coûts et nos recettes du projet sur le compte analytique approprié, nous pouvons facilement récupérer les coûts et les revenus liés à ce compte analytique. Entrez dans l'application Comptabilité, sélectionnez Conseiller Comptes analytiques Ouvrir le Plan Comptable .

Remarque: vous pouvez préciser une période pour Analyse. Si vous souhaitez ouvrir la situation actuelle, vous devez garder les champs vides. Nous pouvons déjà noter le solde du compte.

 

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Sans filtres

Si l'on clique sur le compte, un bouton spécial est fourni pour avoir les détails des coûts et des revenus (voir image ci-dessous).

Cliquez sur le bouton Coût/Revenu pour avoir une vue d'ensemble des coûts et des revenus avec la description correspondante.

 

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Avec des filtres 

Nous pouvons donc filtrer ces informations à partir des Pièces Analytiques.

Entrez dans l'application Comptabilité, et cliquez sur Conseiller Ecritures analytiques . Dans ce menu, nous avons plusieurs options pour analyser le coût des ressources humaines.

  1. Nous filtrons sur le Compte analytique afin de voir le coût et les recettes du projet. Ajoutez un Filtre personnalisé où le Compte analytique contient le numéro de Bon de Commande.

 

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Dans les résultats, nous voyons les activités de feuilles de temps et des lignes facturées avec les coûts et les revenus correspondants.

 

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Nous pouvons regrouper les différents comptes analytiques ensemble et vérifier leurs revenus respectifs. Il suffit de grouper par Compte Analytique et de sélectionnez la Vue graphique pour avoir une vue d'ensemble claire.

 

Taxes

Comment définir les taxes par défaut 

Définir les taxes 

Les taxes appliquées dans votre pays sont automatiquement installées pour la plupart des localisations.

Les taxes par défaut définies dans les commandes et les factures proviennent de l'onglet Facturation de chaque produit. Ces taxes sont utilisées lorsque vous vendez à des sociétés qui se trouvent dans le même pays / État que vous.

 

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Application des taxes de rétention sur les factures 

Une fois que votre taxe est créée, vous pouvez l'utiliser sur les fiches clients, les commandes clients ou les factures clients. Vous pouvez appliquer plusieurs taxes sur une seule ligne de facture client.

 

Note: 

Quand vous visualisez la facture client à l'écran, vous voyez seulement une ligne Taxes résumant toutes les taxes (taxes normales et rétentions). Mais lorsque vous imprimez ou envoyez dans la facture, Odoo fait le regroupement correct de toutes les taxes.

 

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La facture imprimée montrera les différentes quantités de chaque groupe de taxe

 

Test en créant un devis

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Test en créant un devis

Créez un devis depuis l'application de Ventes, en utilisant le menu Ventes Devis . Vous devriez avoir le résultat suivant: 8,26 € + 1,73 € = 9.99 €.

 

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Ensuite, créez un devis, mais modifiez la liste de prix à B2C et la position fiscale à B2C sur le devis, avant d'ajouter votre produit. Vous devriez avoir le résultat escompté, qui est un prix total de 10 € pour le client : 8,26 € + 1,74 € = 10.00 €.

 Ceci est le comportement attendu pour un client de votre boutique

Éviter de changer chaque bon de commande 

Si vous négociez un contrat avec un client, que vous négociez une taxe incluse ou exclue, vous pouvez définir la liste de prix et la position fiscale sur le formulaire client de manière à ce qu'elles soient automatiquement appliquées à chaque vente de ce client.La liste des prix est définie dans l'onglet Ventes et achats de la fiche client, et la position fiscale dans l'onglet Comptabilité.

Notez que ceci est sujet aux erreurs : si vous définissez une position fiscale avec la taxe incluse dans les prix, mais utilisez une liste de prix où la taxe n'est pas incluse, vous pourriez avoir des prix mal calculés. Voilà pourquoi nous recommandons généralement aux entreprises de travailler avec une seule référence de prix.

Comment gérer les taxes de base 

Les taxes de caisse sont dues au moment du paiement et non à la validation de la facture (comme c'est le cas avec les taxes standard). La déclaration de vos revenus et dépenses à l’administration selon la méthode de la comptabilité de caisse est légale dans certains pays et sous certaines conditions.

Exemple: vous vendez un produit au premier trimestre de votre exercice et recevez le paiement au deuxième trimestre de votre exercice. Selon la méthode de la comptabilité de caisse, l'impôt que vous devez payer à l'administration est dû pour le 2e trimestre.


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Quel est l'impact des taxes de base sur la comptabilité de caisse?

Prenons un exemple. Vous effectuez une vente de 100 $ avec une taxe de 15% en espèces. Lorsque vous validez la facture client, l'entrée suivante est créée dans votre comptabilité :

 

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Lorsque vous rapprochez la facture et le paiement, cette entrée est générée : 

 

Conseiller 

Gérer vos immobilisations

Le module « Gestion des immobilisations » vous permet de suivre vos immobilisations telles que les machines, les terrains et les bâtiments. Le module vous permet de générer des entrées mensuelles d'amortissement automatiquement, d'obtenir le tableau d'amortissement, de vendre ou de détruire des immobilisations, et de générer des rapports sur les immobilisations de votre entreprise.

A titre d'exemple, vous pouvez acheter une voiture pour 36.000 € (valeur brute) et vous envisagez de l'amortir sur 36 mois (3 ans). Tous les mois (périodicité), Odoo va créer une entrée d'amortissement réduisant automatiquement votre valeur des actifs de 1000 € et passant 1000 € de charge. Après 3 ans, cet immobilisation comptera pour 0 € (valeur de récupération) dans votre bilan.

Les différents types d'immobilisations sont regroupées en « Catégories » qui décrivent comment se déprécie un atout. Voici deux exemples de types d'immobilisations :

  • Bâtiment : 10 ans, amortissement linéaire annuel

  • Voiture : 5 ans, amortissement linéaire mensuel

Créer des immobilisations manuellement 

Pour enregistrer une immobilisation manuellement, allez dans le menu Conseiller -> Immobilisations.

Une fois que votre immobilisation est créée, n'oubliez pas de la Confirmer. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Calcule les amortissements pour vérifier le tableau d'amortissement avant de confirmer l'immobilisation. 

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Créer automatiquement des immobilisations depuis une facture fournisseur 

Les immobilisations peuvent être créées automatiquement à partir des factures fournisseurs. Tout ce que vous devez faire est de définir une catégorie d'immobilisation sur votre ligne de facture. Lorsque l'utilisateur validera la facture, une immobilisation sera créée automatiquement, en utilisant les informations de la facture fournisseur.

 

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Selon les informations de la catégorie d'immobilisation, l'immobilisation sera créée en brouillon ou directement validée. Il est plus simple de confirmer des immobilisations directement afin que vous n'oubliez pas de les confirmer par la suite. (Validez le champ Valider les écritures sur Types d'immobilisation). Générez des immobilisations en brouillon lorsque vous voulez que votre conseiller puisse contrôler toutes les immobilisations avant de les comptabiliser.

Comment déprécier un actif ? 

Odoo va créer des écritures d'amortissement automatiquement à la bonne date pour chaque immobilisation confirmée. (pas celles à l'état brouillon). Vous pouvez contrôler dans le tableau d'amortissement : une puce verte signifie que l'écriture a été générée pour cette ligne.

Mais vous pouvez aussi générer des écritures avant la date prévue en cliquant sur le point vert et en forçant la création d'écriture d'amortissement.

 

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Comment faire une fin d'année dans Odoo ? (clôturer d'un exercice financier ) 

Avant d'aller plus avant avec la fermeture d'un exercice, il y a quelques étapes qu'il faut généralement réaliser pour veiller à ce que votre comptabilité soit correcte, à jour, et précise :

  • Assurez-vous que vous avez intégralement rapproché vos comptes bancaires jusqu'à la fin de l'année et que vos soldes comptables sont en correspondance avec le solde de vos relevés bancaires.

  • Vérifiez que toutes les factures clients ont été saisies et approuvées.

  • Confirmez que vous avez saisi et accepté toutes les factures fournisseurs.

  • Validez toutes les notes de frais, vérifiez leur exactitude.

  • Vérifiez que tous les paiements reçus ont été saisis et enregistrés avec précision.

Liste de vérification de fin d'année

  • Générez un Rapport de taxes, et vérifiez que vos informations fiscales sont correctes.

  • Lettrez tous les comptes de votre bilan

    • Faites coincider vos soldes bancaires dans Odoo avec vos soldes bancaires réels sur vos relevés. Utilisez le rapport Réconciliation par relevé bancaire pour cela.

    • Rapprocher toutes les transactions dans votre caisse et vos comptes bancaires en exécutant vos rapports Balance âgée des tiers.

    • Auditez vos comptes, en étant sûr de bien comprendre les opérations qui les concernent et la nature des opérations, en veillant à inclure les prêts et les immobilisations.

  • Exécutez la fonctionnalité optionnelle Correspondance des factures et des paiements, sous le menu déroulant Plus sur le tableau de bord, cherchant chaque Facture Fournisseur et Facture Client ouvertes et leurs paiements. Cette étape est facultative, mais elle peut aider le processus de fin d'année si tous les paiements et les factures impayées sont rapprochés, et pourrait conduire à trouver des anomalies ou des erreurs dans le système.

  • Votre comptable vérifiera probablement vos éléments de bilan et vos écritures pour :

    • Des ajustements manuels de fin d'année, en utilisant le menu Conseiller --> Pièces comptables (Par exemple, les rapports Gains de l'Année actuelle et Revenus différés).

    • Travail en cours .

    • Écritures  d'amortissement .

    • Prêts .

    • Ajustements fiscaux

Si votre comptable est soumis à un contrôle de fin d'année, il peut vouloir avoir des copies papier de tous les éléments du bilan (tels que les prêts, les comptes bancaires, les paiements anticipés, les déclarations de taxe de vente, etc ...) afin de les confronter à vos soldes dans Odoo .

Au cours de ce processus, c'est une bonne pratique de régler la Date de verrouillage pour les non-conseillers au dernier jour de l'exercice précédent, qui est défini dans la configuration de Comptabilité. De cette façon, le comptable peut être sûr que personne ne change les transactions de l'année précédente pendant la vérification des livres.

Clôture de l'exercice 

 

Dans Odoo il n'y a pas besoin de faire une entrée spécifique de clôture de fin d'année, afin de clôturer les comptes du compte de résultat. Les rapports sont créés en temps réel, ce qui signifie que le  Compte de résultat  correspond directement à la date de fin d'année que vous spécifiez dans Odoo. Par conséquent, chaque fois que vous générez le  Compte de résultat , la date de début correspondra avec le début de l' Exercice  et les soldes des comptes seront tous à 0.

Une fois que le comptable a créé l'entrée de journal pour répartir les Gains de l'année en cours, vous devez régler la Date de Verrouillage au dernier jour de l'exercice. Assurez-vous avant de le faire que les résultats de l'exercice en cours dans le Bilan ont bien un solde à 0.

Comment gérer un budget financier 

Vue d'ensemble 

La gestion des budgets est une partie essentielle de la gestion d'une entreprise. Il vous permet de mesurer votre performance financière réelle par rapport à celle prévue. Odoo gère ses budgets en utilisant à la fois la comptabilité générale et la comptabilité analytique.

Nous allons utiliser l'exemple suivant pour illustrer. Nous avons juste commencé un projet avec Smith & Co et nous aimerions budgétiser les recettes et les dépenses de ce projet. Nous prévoyons d'avoir un chiffre d'affaires de 1000 et nous ne voulons pas dépenser plus de 700.

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Compte analytique

Créez un compte analytique en accédant au module comptabilité, puis en cliquant sur conseillers-> comptes analytiques ouvrir les graphiques. Créez un nouveau compte appelé projet Smith&co et sé

Commencez avec le client – trouvez ce qu'ils veulent et donnez-le leur.

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Définir un budget 

Fixons maintenant nos objectifs pour notre budget. Nous avons indiqué que nous nous attendons à gagner 1000 avec ce projet et nous aimerions ne pas dépenser plus de 700.

Pour définir ces objectifs, entrez dans l'application de Comptabilité, sélectionnez Conseiller -> Budgets et créez un nouveau budget.

Nous devons donner un nom au budget. Dans ce cas, nous l'appellerons "Projet Smith". Sélectionnez la période dans laquelle le budget sera applicable. Ensuite, ajoutez un élément pour spécifier vos cibles dans les lignes de budget.

 

Sélectionnez le poste budgétaire lié à la ligne de budget. En d'autres termes, choisir le poste qui pointe vers les comptes que vous souhaitez budgetiser. Dans ce cas, nous allons commencer avec notre cible maximale de charge de 700. Sélectionnez le Poste budgétaire «Coût» et préciser le montant prévu. Comme nous enregistrons un coût, nous avons besoin de spécifier un montant négatif. Enfin, sélectionnez le compte analytique correspondant.

Pour définir ces objectifs, entrez dans l'application de Comptabilité, sélectionnez Conseiller -> Budgets et créez un nouveau budget.

Nous devons donner un nom au budget. Dans ce cas, nous l'appellerons "Projet Smith". Sélectionnez la période dans laquelle le budget sera applicable. Ensuite, ajoutez un élément pour spécifier vos cibles dans les lignes de budget.

 

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Cliquez sur Enregistrer et créer pour saisir le budget des recettes. Le poste budgétaire est Revenu et le montant prévu est 1000. Sauvegarder et fermer

Vous devrez confirmer et approuver le budget.

 

 Vérifier votre budget

Vous pouvez vérifier votre budget à tout moment. Pour voir l'évolution, enregistrons quelques factures clients et fournisseur.

 Revenez à la liste des budgets et trouvez le Projet Smith.

Via le compte analytique, Odoo peut enregistrer les lignes de factures clients et fournisseurs enregistrées dans les comptes et les afficher dans la colonne Montant réel

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Multi service

Comment fonctionne le mode multidevise d'Odoo

Vue d'ensemble 

Choisir d'utiliser l'option multi-devises dans Odoo vous permettra d'envoyer des factures, des devis et des bons de commande, ou de recevoir des factures et des paiements dans des devises autres que la vôtre. Avec le mode multi-devises, vous pouvez également créer des comptes bancaires dans d'autres devises et des obtenir des rapports sur vos activités en devises étrangères.

Maintenant que vous travaillez dans un environnement multidevises, toutes les écritures seront liés à une monnaie, nationale ou étrangère.

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Commandes et factures client

Vous êtes maintenant en mesure de définir une autre devise que celle de votre entreprise sur vos commandes et factures client. La devise est définie pour l'ensemble du document.

 

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Bons de commande et factures fournisseurs 

Vous êtes maintenant en mesure de définir une autre devise que celle de votre entreprise sur vos commandes et factures fournisseur. La devise est définie pour l'ensemble du document.

 

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Enregistrement de paiement

Dans l'application de Comptabilité, aller à Ventes Paiements . Enregistrez le paiement et définissez la devise.

 

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Relevés bancaires

Lors de la création ou de l'importation des relevés bancaires, le montant est dans la devise de la société. Mais il y a maintenant deux champs complémentaires, le montant qui a été effectivement payé et la devise dans laquelle il a été payé.

 

Lors du rapprochement, Odoo fera correspondre directement le paiement avec la bonne Facture. Vous obtiendrez le prix de la facture dans la devise de la facture et le montant dans la devise de votre entreprise.

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Journal de taux de charge 

Aller à Conseiller Pi è ces comptables  et chercher les pièces Écarts de change. Tous les écarts de change y sont comptabilisés.

 

Comment gérer les factures et les paiements dans plusieurs devises ?

 

Maintenant que vous travaillez dans un environnement multidevise, toutes les écritures seront liées à une monnaie, nationale ou étrangère.

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Factures

Vous êtes maintenant en mesure de définir une autre devise que celle de votre entreprise sur vos commandes et factures client. La devise est définie pour l'ensemble du document.

 

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Factures fournisseur

Ecrivez un ou deux paragraphes décrivant votre produit, services ou une fonction spécifique. Pour réussir, votre contenu doit être utile pour vos lecteurs.

Commencez avec le client – trouvez ce qu'ils veulent et donnez-le leur.

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Paiements Multi-devises

Dans l'application de Comptabilité, aller à Ventes Paiements . Enregistrez le paiement et indiquez qu'il a été réalisé dans la devise étrangère. Puis cliquez sur Confirmer.

 

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La pièce comptable a été comptabilisée mais pas attribuée.

Revenez à votre facture (Ventes Factures clients ) et cliquez sur Ajouter pour attribuer le paiement.

 

 Relevés Bancaires Multi-Devises

Lors de la création ou de l'importation des relevés bancaires, le montant est dans la devise de la société. Mais il y a maintenant deux champs complémentaires, le montant qui a été effectivement payé et la devise dans laquelle il a été payé.

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Lors du rapprochement, Odoo fera correspondre directement le paiement avec la bonne facture. Vous obtiendrez le prix de la facture dans la devise de la facture et le montant dans la devise de votre entreprise.

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Journal de taux de change

Aller à Conseiller Pi è ces comptables  et chercher les pièces Écarts de Change. Tous les écarts de change y sont comptabilisés.

 

les taux de change aux paiements 

Vue d'ensemble 

Toute entreprise faisant du commerce international est confrontée au cas où les paiements sont dans une devise différente.

Après avoir reçu leurs paiements, vous avez la possibilité de convertir le montant dans la devise de votre entreprise. Le paiement multidevises implique des fluctuations de taux. Les différences de taux sont automatiquement enregistrées par Odoo.



Enregistrer un paiement dans une devise différente 

Dans l' application Comptabilité , accédez à Ventes Paiements  . Enregistrez le paiement et indiquez qu'il a été effectué en devise étrangère. Puis cliquez sur confirmer .

 

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L'écriture au journal a été enregistrée mais non attribuée.

Revenez à votre facture ( Ventes Factures client  ) et cliquez sur Ajouter pour allouer le paiement.

 

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Enregistrer un extrait de compte dans une autre devise 

Créez ou importez le relevé bancaire de votre paiement. Le montant est dans la devise de la société. Il existe deux champs complémentaires, la devise Montant , qui correspond au montant effectivement payé et à la devise dans laquelle elle a été payée.

 

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Lors du rapprochement, Odoo fera correspondre le paiement directement avec la bonne facture . Vous obtiendrez le prix de la facture dans la devise de la facture et le montant dans la devise de votre société.

 

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Vérifiez les différences de taux de change

Allez dans Conseiller Ent Entrées de journal et recherchez les entrées de journal des différences Exchange . Tous les écarts de change y sont enregistrés.

 

Faire Rapport 

Quels sont les principaux rapports disponibles

Outre les rapports créés spécifiquement dans chaque module de régionalisation, quelques rapports génériques et dynamiques très utiles sont disponibles pour tous les pays :

  • Bilan

  • Compte de Résultat

  • Plan Comptable

  • Résumé Analytique

  • Grand Livre

  • Balance Agée Fournisseurs

  • Balance Agée Clients

  • Flux de Trésorerie

  • Rapport de Taxes

  • Rapprochement Bancaire

Vous pouvez annoter tous les rapports pour les imprimer et en reporter à votre conseiller. 

Exporter vers xls pour effectuer des analyses supplémentaires. Creuser dans les rapports pour plus de détails (paiements, factures, écritures, etc.).

Vous pouvez également comparer les valeurs avec une autre période. Choisissez le nombre de périodes que vous voulez comparer à la période de temps choisie. Vous pouvez choisir jusqu'à 12 périodes antérieures à la date du rapport, si vous ne souhaitez pas utiliser l'option par défaut Période Précédente.

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Bilan

Le Bilan montre un aperçu des actifs, des passifs et des capitaux propres de votre organisation à une date particulière.

 

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Compte de résultat 

Le compte de résultat (ou compte de résultat) affiche le revenu net de votre organisation en déduisant les dépenses du revenu pour la période du rapport.

 

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Plan comptable 

Une liste de tous vos comptes regroupés par classe

 

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Résumé général 

Le Résumé Analytique permet un rapide coup d'oeil à tous les chiffres importants dont vous avez besoin pour faire fonctionner votre entreprise.

 

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Grand livre 

Le Grand Livre montre toutes les transactions de tous les comptes pour une période choisie. Le rapport de synthèse initial présente les totaux pour chaque compte et à partir de là, vous pouvez afficher un rapport détaillé des transactions ou des exceptions. Ce rapport est utile pour vérifier toutes les transactions qui ont eu lieu au cours d'une certaine période de temps.

 

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Balance agée des fournisseur 

Trop- payé 

 

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Balance agée clients

La Balance Agée Clients montre les factures clients qui ont été en attente de paiement au cours d'un mois sélectionné et plusieurs mois avant.

 

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Flux de trésorerie 

Le rapport Flux de trésorerie montre comment les variations dans les comptes de bilan et les revenus affectent la trésorerie, et ventile l'analyse entre l'exploitation, les investissement et le financement.

 

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Rapport de taxes 

Ce rapport vous permet de voir le montant hors taxes et le montant des taxes pour toutes les taxes regroupées par type (vente/achat).

 

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Lettrage bancaire 

 

 

Créer un rapport personnalisé avec vos propres formules

Vue d'ensemble

Odoo est livré avec un framework de rapports puissant et facile à utiliser. La création de nouveaux rapports (comme un rapport d'impôt ou un bilan pour un pays spécifique) pour répondre à vos besoins est maintenant plus facile que jamais.

Inventaire

Impact sur l'évaluation du prix moyen en cas de retour de marchandises 

Come indiqué sur la *page de valorisation des stocks*, une des méthodes de comptabilité dont vous pouvez vous servir pour la valorisation des stocks permanent est le coût moyen.

Ce document est là pour répondre à une question récurrente posée par les entreprises qui emploient cette méthode pour la valorisation de leurs stocks : quel est l'impact d'un retour au fournisseur sur le coût moyen et l'écriture comptable ? Ce document est uniquement destiné au cas d'une valorisation permanente (plutôt que périodique) et à la méthode du coût moyen pondéré (plutôt qu'aux critères FIFO).

Définition du coût moyen 

La méthode du coût moyen consiste à calculer le coût du stock final et le coût des biens vendus sur la base du coût unitaire moyen pondéré de chaque élément de l'inventaire.

Le coût unitaire moyen pondéré est calculé selon la formule suivante:

  • Lorsque de nouveaux produits arrivent en entrepôt, le nouveau coût moyen est recalculé de cette façon :

  • Lorsque des produits quittent l'entrepôt : le coût moyen ne change pas

 

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Définir le prix d'achat

Le prix d'achat est estimé à la réception des produits (vous n'aurez peut-être pas encore reçu la facture du fournisseur) et réévalué à la réception de la facture du fournisseur. Le coût d'achat inclut le prix que vous avez payé pour les produits, mais il peut aussi inclure les frais supplémentaires, tels que les coûts au débarquement.

Exemple de coût moyen: 

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Cas de retour d'un achat 

Dans le cas où un produit est retourné à son fournisseur après réception, la valeur d'inventaire est diminuée selon les formules du coût moyen (pas au prix initial de ces produits!).

Ce qui signifie que le tableau du dessus sera actualisé ainsi :

 

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Explication : contre-exemple

Souvenez-vous de la définition du prix moyen, qui dit que l'on ne doit pas actualiser le prix moyen d'un produit qui quitte l'inventaire. Si vous enfreignez cette règle, cela pourrait mener à des incohérences dans votre inventaire.

Par exemple, envisageons un scénario où vous livrez un élément au client et retournez l'autre à votre fournisseur (au coût auquel vous l'avez acheté). Voici l'opération qui s'effectue :

 

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Évaluation des stocks

Méthode de coût

Faire une évaluation des stocks

Odoo permet n'importe quelle méthode. Le prix par défaut est le prix standard . Pour le changer, cochez la case Utiliser une méthode de calcul du prix de revient 'fixe', 'réel' ou 'moyen' dans les paramètres d'achat. Définissez ensuite la méthode de chiffrage à partir des catégories internes des produits. Les catégories apparaissent dans l'onglet Inventaire de la fiche produit.

Quelle que soit la méthode choisie, Odoo fournit une valorisation complète des stocks sous Inventaire Rapports Évaluation des stocks (c.-à-d. Quantité actuelle en stock * prix de revient).
 

 

Localisation

France (FEC)

Rapports comptables français

Si vous avez installé la comptabilité française, vous aurez accès à certains rapports comptables spécifiques à la France:

  • Bilan comptable

  • Compte de résultats

  • Plan de Taxes France

Obtenez la certification anti-fraude à la TVA avec Odoo

À compter du 1er janvier 2018, une nouvelle législation antifraude entre en vigueur en France et dans les DOM-TOM. Cette nouvelle législation stipule certains critères concernant l'inaltérabilité, la sécurité, le stockage et l'archivage des données de vente. Ces exigences légales sont mises en œuvre dans Odoo, à partir de la version 9, via un module et un certificat de conformité à télécharger.

Mon entreprise est-elle obligée d'utiliser un logiciel anti-fraude?

Votre société est tenue d’utiliser un logiciel de caisse enregistreuse anti-fraude comme Odoo (CGI art. 286, I. 3 ° bis) si:

  • Vous êtes taxable (pas exonéré de TVA) en France ou dans les DOM-TOM,

  • Certains de vos clients sont des particuliers (B2C).

Cette règle s'applique à toutes les tailles d'entreprise. Les auto-entrepreneurs sont exonérés de TVA et ne sont donc pas affectés.

Obtenez la certification avec Odoo

Se conformer à Odoo est très facile.

L'administration fiscale demande à votre société de fournir un certificat de conformité attestant que votre logiciel est conforme à la législation antifraude. Ce certificat est accordé par Odoo SA aux utilisateurs d’Odoo Enterprise ici . Si vous utilisez Odoo Community, vous devez mettre à niveau vers Odoo Enterprise ou contacter votre fournisseur de services Odoo.

En cas de non-conformité, votre société s'expose à une amende de 7 500 euros.

Pour obtenir la certification, suivez simplement les étapes suivantes:

  • Installez le module anti-fraude adapté à votre environnement Odoo à partir du menu Applications :

    • si vous utilisez le point de vente Odoo: l10n_fr_pos_cert : France - Certification anti-fraude à la TVA pour le point de vente (CGI 286 I-3 bis)

    • dans les autres cas: l10n_fr_certification : France - Certification anti-fraude à la TVA (CGI 286 I-3 bis).

Caractéristiques anti-fraude

Le module anti-fraude introduit les fonctionnalités suivantes:

  • Inaltérabilité  : désactivation de toutes les méthodes permettant d'annuler ou de modifier les données de clé des commandes aux points de vente, des factures et des écritures au journal;

  • Sécurité  : algorithme de chaînage pour vérifier l'inaltérabilité;

  • Stockage  : clôtures automatiques des ventes avec calcul des totaux par période et cumulés (quotidiens, mensuels, annuels).

 

Inaltérabilité 

Tous les moyens possibles d'annuler et de modifier les données de clé des ordres de paiement payés, des factures confirmées et des écritures au journal sont désactivés, si l'entreprise est située en France ou dans un DOM-TOM.

 

Sécurité 

Pour garantir l'inaltérabilité, chaque commande ou entrée de journal est cryptée lors de la validation. Ce nombre (ou hachage) est calculé à partir des données clés du document ainsi que du hachage des documents précédents.

Le module introduit une interface pour tester l'inaltérabilité des données. Si des informations sont modifiées sur un document après sa validation, le test échouera. L'algorithme recalcule tous les hachages et les compare aux initiaux. En cas d'échec, le système pointe le premier document corrompu enregistré dans le système.

 

Espace de rangement 

Le système traite également les clôtures automatiques des ventes sur une base quotidienne, mensuelle et annuelle. Ces clôtures calculent distinctement le total des ventes de la période ainsi que les totaux généraux cumulés de la toute première entrée de vente enregistrée dans le système.

Les clôtures sont disponibles dans le menu Relevés français des applications Point de vente, Facturation et Comptabilité.